كيف تعمل بشكل أسرع

المحتوى

خطوات
طريقة 1 من 3: وضع خطة
طريقة 2 من 3: تحديد الأهداف
طريقة 3 من 3: إدارة ساعات العمل وغير ساعات العمل
مقالات مماثلة

في عالمنا المزدحم ، كل ساعة من اليوم لها أهميتها. لتحقيق أقصى قدر من الوقت ، من الأهمية بمكان العمل بشكل أسرع وأكثر كفاءة مع الحفاظ على الجودة العالية.سواء كان ذلك في العمل المكتبي أو المدرسة أو الأعمال المنزلية ، فإن النصائح الواردة في هذه المقالة ستساعدك على إنجاز المهام بشكل أسرع وإنجاز المزيد في قائمة المهام الخاصة بك.

خطوات

طريقة 1 من 3: وضع خطة

1 ضع خطة يومية. أهم خطوة نحو زيادة وتيرة عملك وزيادة الكفاءة هي وضع خطة قبل بدء يومك.
- خطط لليوم السابق وقم بإعداد مساحة العمل الخاصة بك مسبقًا عن طريق وضع جميع مواد الدراسة الخاصة بك ، أو قم بعمل قائمة بالأشياء التي يجب القيام بها. وهكذا ، في الصباح يمكنك البدء فورًا في تنفيذ ما خططت له.
- اكتب خطتك لهذا اليوم على دفتر ملاحظات أو جهاز لوحي أو تقويم. إن كتابة قائمة مهام بدلاً من مجرد كتابتها في رأسك سيجعل من السهل عليك تذكرها وإكمالها بالفعل.
- يمكن أن يساعدك تدوين قائمة المهام أيضًا على تجنب الإرهاق من خلال إعطائك فكرة أفضل عما يمكنك القيام به في هذا الإطار الزمني. أن تكون طموحًا أمر جيد ، ولكن من المهم أيضًا أن يكون لديك خطة واقعية وقابلة للتطبيق.
2 خصص كل يوم لموضوع معين. إذا لاحظت أنك بحاجة إلى القيام بالعديد من الأشياء المختلفة ، وشيء ما في نفس الوقت ، ففكر فيما إذا كان بإمكانك تخصيص يومك لشيء واحد.
- إذا كنت طالبًا ، يمكنك محاولة تخصيص أيام معينة لمواضيع معينة. على سبيل المثال ، يوم الاثنين مخصص لأسبوع علمي كامل ، ويوم الثلاثاء مخصص للرياضيات.
- إذا كنت تعمل في مكتب ، فيمكنك القيام بالمهام الإدارية يوم الاثنين وتخصيص أيام الثلاثاء لمهام المشروع.
3 اقسم اليوم بالساعة. للبقاء منظمًا ، قسّم يوم عملك إلى ساعات محددة ، وخطط لإكمال مهمة في إطار زمني محدد.
- على سبيل المثال ، خلال الساعة الأولى ، يمكنك الرد على رسائل البريد الإلكتروني والمكالمات الهاتفية.
- اضبط عدة إنذارات لتنبيهك عندما يحين وقت بدء مهمة جديدة. سيساعدك هذا على الالتزام بخطتك طوال اليوم.
- يمكن أيضًا تحويل وقت الغداء إلى وقت عمل ، خاصة إذا كنت تأكل على الطاولة أو تأخذ الكمبيوتر المحمول معك أثناء الغداء. يمكن أن يكون هذا وقتًا رائعًا للرد على رسائل البريد الإلكتروني واستهلاك الطعام. تعدد المهام في أفضل حالاتها!
4 تعلم تعدد المهام فى الحال. يمكن أن يكون هذا سيفًا ذا حدين: من ناحية ، تكون هذه الإستراتيجية مفيدة عندما يكون هناك الكثير من الأشياء التي يجب القيام بها في وقت قصير ، ومن ناحية أخرى ، يمكن أن تطيل الوقت وتقلل من مستوى انتباهك ، مما أدى إلى عمل رديء الجودة. لتحقيق أقصى استفادة من تعدد المهام ، اتبع هذه النصائح:
- ركز على مهام مماثلة في نفس الوقت. قلل كمية الطاقة الذهنية التي تستهلكها بالتبديل من مهمة إلى أخرى. بدلاً من ذلك ، اربطوا شؤونك ببعضها البعض. على سبيل المثال ، قم بالرد فورًا على البريد الإلكتروني والبريد الصوتي والبريد العادي.
- قم بتدوين مخطط سير العمل. من خلال كتابة كل ما تريد أن تكون في الوقت المناسب ، لن تشتت انتباهك أو تفعل أشياء غير ضرورية عند القيام بالعديد من الأشياء في نفس الوقت.
- اترك بعض الوقت لإكمال كل مهمة على حدة. من خلال تضييق نطاق تركيزك ، يمكنك اكتشاف أي أخطاء والتأكد من إكمال المهمة بالكامل من خلال العمل على حالات متعددة في وقت واحد.

طريقة 2 من 3: تحديد الأهداف

1 ضع أهدافًا صغيرة. سيساعدك تحديد أهداف صغيرة على الاستمرار في المهمة والعمل بكفاءة أكبر واكتساب الطاقة طوال اليوم.
- بعد أن تعاملت مع مهام بسيطة مثل التسوق أو القيام بأشياء صغيرة ، يمكنك التركيز على شيء أكبر يجب القيام به بحلول نهاية اليوم.
- إذا كنت تعمل على شيء طويل الأجل أو في مشروع كبير ، فقسِّم المهمة إلى أهداف صغيرة لإحراز تقدم والتعامل مع سلسلة من الخطوات الصغيرة أو المعالم. سيساعدك هذا على الشعور بأن جزءًا من العمل قد اكتمل وسيمنحك حافزًا للمتابعة.
2 حدد أولوياتك. التخصيصات ذات الأولوية ليست مجرد قائمة مهام. بل هو تصنيف القائمة إلى مهام ومهام صغيرة وغير مهمة أكثر أهمية وصعوبة.
- قم بعمل قائمة مرتبة ترتيبًا زمنيًا لما يجب القيام به وماذا تفعل. ابدأ بتلك الموجودة في أعلى القائمة وتلك التي يجب إكمالها في أسرع وقت ممكن.
- بمجرد التخلص منها ، يمكنك أخذ قسط من الراحة والتركيز على المهام التي يمكنك إكمالها لاحقًا.
3 خطط مسبقا. بمجرد أن تصبح بارعًا في الاحتفاظ بخطة يومية قصيرة الأجل ، يمكنك البدء في التخطيط لمشاريع طويلة الأجل لتنظيم العمل والمهام المستقبلية.
- معرفة ما يجب القيام به مسبقًا (سواء كانت ورقة بحثية بنهاية الفصل الدراسي أو رحلة إلى مؤتمر دولي) ، ستكون دائمًا متقدمًا بخطوة.
- قم بعمل تقويم شهري لنفسك ، أو قم بإنشاء تقويم للفصل الدراسي بأكمله.
- حدد أي مواعيد نهائية رئيسية أو تواريخ مهمة عن طريق وضع علامة على التاريخ قبل حوالي أسبوع من الموعد النهائي الفعلي. سيساعدك هذا على العمل بكفاءة أكبر وإكمال المهام الكبيرة تدريجيًا.
- سيساعدك التخطيط المسبق أيضًا على التخطيط للراحة والإجازات والعطلات / الإجازات. عندما تعرف ما عليك القيام به ، سيكون من الأسهل عليك التخطيط لشيء ما حول هذه المهام والتأكد من أنه ليس لديك الوقت الكافي لإكمالها فحسب ، بل للراحة أيضًا.
4 توقف عن التسويف. يؤجل الكثير منا الأشياء (خاصة تلك التي لا نحبها) والتي تؤثر سلبًا على إنتاجيتنا بالإضافة إلى الجودة الشاملة لعملنا.
- لا تقع في غرام المفهوم الخاطئ القائل بأن "أداء الناس أفضل تحت الضغط". أظهرت الدراسات النفسية أن هذا ليس هو الحال إلى حد كبير! الأشخاص الذين يتأخرون حتى اللحظة الأخيرة غالبًا ما يفعلون أقل ويرتكبون المزيد من الأخطاء في العمل.
- تخلص من التسويف عن طريق التخلص من المشتتات. قم بإيقاف تشغيل الإنترنت أثناء العمل لتجنب إغراء تصفح الإنترنت والتحقق من وسائل التواصل الاجتماعي والوقوع في الثقب الأسود للفضاء الإلكتروني.
- امنح نفسك جزرة بعد العصا. خطط للاحتفال أو دلل نفسك إذا أنهيت مهمة في الوقت المحدد أو حتى قبل الموعد المحدد. إذا كان هناك شيء ممتع أمامك ، فستكون أكثر حماسًا لإنهاء الوظيفة.

طريقة 3 من 3: إدارة ساعات العمل وغير ساعات العمل

1 استخدم الكرونومتر أثناء العمل. في بيئة الأعمال الأجنبية ، يسمى هذا "قانون باركنسون" ، مما يعني أن "العمل ممتد للفترة المخصصة له". بمعنى آخر ، إذا لم تحدد إطارًا زمنيًا لإكمال المهمة ، فمن المرجح أن يستغرق إكمالها وقتًا أطول مما لو كان لديك حد واضح.
- استخدم الكرونومتر أو أي نوع آخر من العدادات لتتبع الوقت المستغرق في كل مهمة.
- ضع أهدافًا لنفسك وقم بتحويلها إلى لعبة. ستعمل بشكل أسرع إذا حاولت إنجاز الأشياء في فترة زمنية محددة (أو أفضل من ذلك ، حتى بشكل أسرع).
- حاول إكمال المهام الصغيرة لمدة 10 دقائق. بهذه الطريقة ، يمكنك غالبًا توفير ما يصل إلى 90 دقيقة في اليوم. ستندهش من الوقت المستغرق لإكمال المهام الصغيرة مثل كتابة بريد إلكتروني!
- يمكن أن يساعدك العمل بهذه الطريقة في الحصول على "الاندفاع" في الأعمال التجارية - الشعور بالإنجاز والإنتاجية والسعادة.
2 خصص الصباح وعطلة نهاية الأسبوع لـ "لنفسك". قد يبدو هذا غير منطقي ، ولكن يمكنك حقًا زيادة إنتاجيتك وقدرتك على العمل من خلال أخذ فترات راحة قصيرة على مدار اليوم والأسبوع.
- اقض أول ساعتين في الصباح تفعل ما تحب: العب مع الأطفال ، واذهب في نزهة مع كلبك ، ومارس اليوجا ، وما إلى ذلك. سيساعدك هذا على تصفية ذهنك وإعادة شحن نفسك بمزاج جيد لهذا اليوم ، والذي بدوره سيمنحك الفرصة للحفاظ على تركيزك والعمل بشكل أسرع.
- تظهر الأبحاث أن أدمغتنا تنشط بعد 2-4 ساعات من الاستيقاظ ، لذا خصص ساعاتك الأولى لأنشطة غير متعلقة بالعمل لتجنب الدوران مثل السنجاب أثناء العمل بشكل غير فعال.
3 قم بواجبك المنزلى. لا تعد المدرسة والمكتب دائمًا المكان المثالي لإنهاء العمل لأنهما قد يكونان صاخبين ومليئين بالمشتتات. لمكافحة هذا ، حاول العمل من المنزل ، وإكمال المهام في صمت وراحة.
4 قطع الاتصال خلال فترة الراحة. في بعض الأحيان يمكن أن تكون أدمغتنا في العمل حتى بدون وجودنا المادي هناك. هذا يؤدي إلى حقيقة أن الشخص منهك في العمل ، وتقل إنتاجيته الإجمالية ، وكذلك جودة العمل.
- أنشئ حسابات بريد إلكتروني منفصلة للعمل والشخصية وحدد عدد طرق عرض البريد الإلكتروني للعمل خلال عطلة نهاية الأسبوع.
- اعتد على إيقاف تشغيل هاتفك أو جهاز الكمبيوتر عند الاسترخاء في المنزل أو مشاهدة التلفزيون حتى لا تضطر إلى التحقق من رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بالعمل.
- حاول أن تكون حذرًا وفي بعض الأحيان قطع الاتصال بالعمل ، خاصة في عطلات نهاية الأسبوع. بهذه الطريقة ، ستبدأ يوم الاثنين واجباتك من جديد وستعمل بشكل أسرع وأكثر كفاءة.