المحتوى

• لتخطو
• جزء 1 من 3: طلب إجازة من صاحب العمل
• جزء 2 من 3: التقدم بطلب للحصول على إجازة في جامعتك أو مدرستك
• جزء 3 من 3: تنسيق رسالتك

الإجازة هي الفترة التي يحق لك فيها التحرر من العمل أو المدرسة. قد تكون الإجازة ضرورية لأسباب مختلفة ، مثل عندما تكون أنت نفسك مريضًا أو عندما يكون أحد أفراد الأسرة مريضًا ، أو بسبب إجازة طويلة. في بعض الحالات ، يحق للموظفين بموجب القانون الحصول على أشكال معينة من الإجازة ، مثل الأمومة أو الإجازة عند تبني طفل ، أو عندما يتعين عليك رعاية أحد أفراد الأسرة المقربين. يعتمد تعريف الإجازة على مدة الغياب. في بعض الحالات ، مثل الغياب القصير عن العمل أو المدرسة لمدة تقل عن شهر ، لا تعتبر إجازة ، بينما في حالات أخرى حتى غياب الأسبوع يعتبر إجازة. قبل التقدم بطلب للحصول على الإجازة ، من المهم تحديد ما يعرفه صاحب العمل أو المدرسة على أنه إجازة ، لأن غيابك المقترح قد لا يكون طويلاً بما يكفي لطلبه رسميًا.

لتخطو

جزء 1 من 3: طلب إجازة من صاحب العمل

1. أعط تحذيرًا مبكرًا لمشرفك. عندما تطلب إجازة من صاحب العمل ، من المهم إعطاء إنذار مبكر. بالطبع ، لا يكون الإنذار المبكر ممكنًا دائمًا في ظروف معينة ، مثل الوفاة غير المتوقعة لأحد الأحباء. ومع ذلك ، إذا كان التحذير المبكر ممكنًا (على سبيل المثال ، إذا كانت الإجازة التي تريدها لا تزال على بعد بضعة أسابيع أو أشهر فقط) ، فاكتب الخطاب في أقرب وقت ممكن حتى يتمكن صاحب العمل وأعضاء الفريق في العمل من أخذها في الاعتبار. من الطرق الجيدة لإعطاء إنذار مبكر مناقشة اقتراح الإجازة مع رئيسك في العمل قبل التقدم بطلب للحصول على الإجازة. بهذه الطريقة يمكنك الرجوع إلى محادثتك السابقة في جملتك الأولى ولن تكون الرسالة مفاجأة لرئيسك في العمل.
2. حدد تاريخًا محددًا. قم بتضمين التواريخ المحددة التي تنوي البقاء بعيدًا عنها. لا تكن غامضًا بشأن الوقت الذي تريد أن تتغيب فيه. في بعض الحالات ، قد لا يكون من الممكن تقديم بيانات محددة ، لكن البيانات المحددة ستساعد صاحب العمل وزملائك في التخطيط مسبقًا لكيفية إدارة عملك في غيابك. لذلك ، إن أمكن ، كن محددًا قدر الإمكان في رسالتك حول التواريخ التي تخطط فيها للابتعاد عن العمل.
3. تحلى بالشفافية تجاه صاحب العمل. كن شفافًا قدر الإمكان بشأن سبب رغبتك في الحصول على إجازة. هذا لا يعني أنه يجب عليك مراجعة كل التفاصيل الصغيرة حول سبب رغبتك في البقاء بعيدًا. في كثير من الحالات ، لا يحق لصاحب العمل حتى معرفة تفاصيل معينة عن حياتك الخاصة. ومع ذلك ، فإن كونك شفافًا وصادقًا قدر الإمكان مع صاحب العمل بشأن سبب رغبتك في الإجازة يقلل من احتمال حدوث تعارض مع الإدارة.
4. ناقش كيف سيتم نقل عملك في غيابك. في رسالتك ، يجب أن تذكر أنك على دراية بمسؤولياتك وتفهم أنه قبل مغادرتك ، ترغب في مناقشة كيفية نقل عملك في غيابك. يمكنك تقديم تفاصيل في رسالتك حول الطريقة التي تعتقد أنه يجب تسليم عملك بها (على سبيل المثال ، عن طريق ترك ملاحظات مفصلة لأعضاء فريقك حول المشاريع الحالية التي يتعين القيام بها في غيابك ، أو تقديم تفاصيل الاتصال الخاصة بك حتى يتمكن أعضاء الفريق من الوصول إليك في حالة الطوارئ).
5. تعرف على أنواع الإجازات التي يحق لك الحصول عليها. اعلم أنه يحق لك الحصول على أنواع معينة من الإجازات بموجب القانون. من المهم أن تميز بين الإجازة التي يحق لك الحصول عليها والمغادرة التي لا يمكن إلا أن يأذن بها صاحب العمل الخاص بك.
   • في هولندا ، على سبيل المثال ، يحق لك الحصول على 16 أسبوعًا على الأقل من إجازة الأمومة غير مدفوعة الأجر (ولكن لا يزال بإمكانك تلقي المزايا) بعد ولادة الطفل أو في موعد لا يتجاوز 22 أسبوعًا بعد تبني الطفل.
   • إذا قمت بكتابة خطاب لطلب الإجازة التي يحق لك الحصول عليها وفقًا للقانون ، فيمكنك بناء طلبك على ذلك. على سبيل المثال ، يمكنك أن تقول ، "كما تعلم أنا وأنت ، يحق لي الحصول على إجازة. آمل أن أحصل على إجازة بين (أدخل التواريخ). كيف يمكننا ضمان استمرار الإنتاجية؟ "بالإضافة إلى ذلك ، فإن سؤال صاحب العمل عن كيفية الحفاظ على الإنتاجية يظهر أنك تهتم برفاهية صاحب العمل ، ويمكن أن يعزز ذلك وضعك في العمل.
   • إذا طلبت إجازة لا يحق لك الحصول عليها تلقائيًا بموجب عقدك ، فاضبط نبرة صوتك بحيث تظهر أنك آسف للإزعاج وتتعهد بالتعويض عن الوقت الضائع قدر الإمكان.
   • أخبر رئيسك في العمل إذا كان لديك أيام إجازة متراكمة أو أيام مرضية.
   • إن تضمين هذه المعلومات في الخطاب يجعل الأمور أكثر وضوحًا لموظف الموارد البشرية ، في حال قرر رئيسك في العمل رفض طلبك وعليك الاستئناف.
6. قدم أفكارًا لكيفية تفويض عملك في غيابك. بينما ربما يكون لرئيسك الكلمة الأخيرة في هذا الأمر ، يمكنك تقديم اقتراحات مفيدة بشأن أي من موظفيك تعتقد أنه الأفضل لتولي جوانب مختلفة من وظيفتك في غيابك. ومع ذلك ، لا تعطي كل شيء لشخص واحد ، لأن ذلك سيكون غير عادل لذلك الزميل بعينه.
7. استخدم نبرة محترمة. مهما كانت الظروف ، من المهم أن تتقدم بطلب للحصول على إجازة بطريقة مهذبة. بمعنى آخر ، يجب أن تطلب طلبًا لا أن تطلبه ، حتى لو كان لك الحق في ذلك بموجب القانون. السؤال بأدب يمكن أن يمنع المواجهة مع الإدارة.

جزء 2 من 3: التقدم بطلب للحصول على إجازة في جامعتك أو مدرستك

1. ابحث عن نموذج طلب الإجازة. يجب على الطلاب الذين يرغبون في التقدم للحصول على إجازة في جامعتهم أو مدرستهم عمومًا ملء نموذج. قم بتنزيل نموذج طلب الإجازة من موقع جامعتك. يجب أن تكون هذه النماذج متاحة أيضًا في قسم برنامج الدراسة الخاص بك.
2. إملأ الإستمارة. يطلب النموذج معلومات مثل اسمك ورقم الطالب وعنوانك وبرنامج الدراسة الخاص بك.
   • من المحتمل أن يطلب النموذج أيضًا الجنسية أو التأشيرة. قد تؤثر الإجازة على تأشيرة الطلاب الدوليين. هذا لأنه إذا كنت طالبًا دوليًا ، فقد تم إصدار تأشيرة للدراسة. إذا كنت تنسحب من تعليمك لفترة طويلة ، فقد يُطلب منك العودة إلى وطنك وإعادة تقديم طلب للحصول على تأشيرة إذا كنت ترغب في العودة. تعرف على تأثير الإجازة على تأشيرتك إذا كنت طالبًا دوليًا تحمل تأشيرة طالب. تختلف هذه السياسة من دولة إلى أخرى ويتم تحديدها من قبل الحكومة.
   • في جامعات الولايات المتحدة ، سيسألك النموذج عما إذا كنت تتلقى دعمًا ماليًا من الحكومة. إذا كنت طالبًا في الولايات المتحدة وتحصل على علاوة ، فعادةً ما يكون لديك شرط حضور لتلقي هذا البدل. قد تؤثر الإجازة على استحقاقك لهذا البدل ، لذلك من المهم الاتصال بمكتب البدلات والتحدث إلى مستشار مالي حول أفضل طريقة لتقديم طلب للحصول على إجازة. في هولندا ، كطالب في المدرسة ، يجب عليك أيضًا طلب إجازة بسبب الحضور أو التعليم الإلزامي.
3. اكتب خطابًا لطلب الإجازة كوثيقة داعمة. يجب أن يكون طلب الإجازة عادةً مصحوبًا بالوثائق الداعمة التي ستحتاجها جامعتك للموافقة على طلبك. إذا كنت تتقدم بطلب للحصول على إجازة عسكرية ، فيجب عليك إضافة الأمر العسكري الخاص بك. إذا كنت تتقدم بطلب للحصول على إجازة لأسباب طبية ، فيجب عليك إرفاق خطاب من طبيبك أو مقدم الرعاية الصحية.ومع ذلك ، إذا كنت تتقدم بطلب للحصول على إجازة لأسباب شخصية ، فيجب عليك كتابة خطاب طلب إجازة يوضح ظروف وأسباب طلبك.
4. كن شفافا بشأن أسبابك. إذا كان طلب الإجازة لأسباب شخصية ، فمن المهم أن تكون شفافًا قدر الإمكان تجاه إدارتك ، بحيث يمكن لقسمك تحديد ما إذا كان يحق لك المغادرة في وضعك الخاص.
5. في رسالتك ، اذكر أي عمل تريد القيام به أثناء غيابك. على سبيل المثال ، يمكن أن تكون طالبًا باحثًا تتقدم بطلب للحصول على إجازة لإكمال مشروعك البحثي في ​​مكان بعيد. يحق لطلاب الدكتوراه عادة الحصول على هذا النوع من الإجازة. ومع ذلك ، يجب عليهم مناقشة خططهم مع مستشاري الدراسة بالكلية قبل تخصيص الإجازة ، بحيث يمكن لمستشار الدراسة أن يؤكد للقسم أنك (الطالب) تحقق أهدافك البحثية. في طلب الإجازة الخاص بك ، حدد أي عمل تخطط للقيام به أثناء غيابك.

جزء 3 من 3: تنسيق رسالتك

1. قم بتضمين عنوان المرسل. قد يبدو من غير الضروري تضمين عنوانك الخاص إذا كنت تعمل في نفس المبنى الذي يعمل فيه صاحب العمل ، ولكن القيام بذلك سيضمن إعادة الرسالة إلى العنوان الصحيح في حالة ارتكاب مكتب البريد لخطأ في التسليم. تجد إدارة الموارد البشرية أيضًا أنه من السهل أرشفة رسالتك إذا كان عنوانك مكتوبًا عليها.
2. استخدم تاريخ اكتمال الخطاب. غالبًا ما يؤرخ الأشخاص رسالتهم عند بدئها ، ولكن إذا استغرق الأمر بضعة أيام لإنهاء الخطاب ، فلا تنس تغيير التاريخ إلى تاريخ اكتمال الخطاب وتوقيعه.
3. اذكر عنوان المرسل إليه. اذكر اسم المرسل إليه ولقبه الشخصي (مثل دكتور سميت ، البروفيسور لويتن).
4. استخدم اسم المستلم للتحية. حتى إذا كنت تعرف مديرك جيدًا ، فقم بمخاطبتها رسميًا من خلال لقبها المهني أو الشخصي ، متبوعًا باسمها الأخير.
5. حدد نمط التنسيق الذي تريد استخدامه للفقرات. يتبع نمط التنسيق الشائع هذه العادات:
   • الفقرات متباعدة.
   • القواعد ضد الهامش الأيسر.
   • بدلاً من ترك مسافة بادئة للفقرة ، يجب أن تكون جميع الأسطر مقابل الهامش الأيسر.
   • هناك مسافة بين الفقرات.
6. أنهِ رسالتك بختام مهذب ، مثل "مع خالص الشكر" أو "مع أطيب التحيات".
   • ضع مسافة بين الفقرة الأخيرة وإغلاق "مع خالص التقدير".
   • اترك أربعة خطوط بيضاء بين "مع خالص التقدير" وتوقيعك.
7. وقع الخطاب. بعد طباعة الحرف ، قم بالتوقيع بقلم في المسافة بين الخطوط البيضاء الأربعة.