اكتب تقرير العمل

فيديو: طريقة تجعل تقريرك أكثر فاعلية وتأثير | فن كتابة التقارير

المحتوى

لتخطو
جزء 1 من 3: تخطيط تقرير عمل
جزء 2 من 3: صياغة تقرير عمل
جزء 3 من 3: تفعيل التقرير
نصائح
تحذيرات

يمكن أن تكون كتابة تقرير العمل أمرًا مثيرًا للإعجاب ، على الرغم من أنه قد يكون أسهل مما تعتقد. تستخدم تقارير العمل عادة لشرح التقدم المحرز في مشروع العمل أو لتقديم استنتاجات وتوصيات بشأن قضايا مكان العمل. لكتابة تقرير عمل فعال بسهولة ، ابدأ بالنظر في هدفك وجمهورك والبحث والرسالة. ثم قم بإعداد تقريرك باستخدام تنسيق تقرير الأعمال القياسي. أخيرًا ، يمكنك تعديل التقرير لجعله فعالًا.

لتخطو

جزء 1 من 3: تخطيط تقرير عمل

تحديد هدف وموضوع التقرير. ربما طلب منك أحدهم تقريرًا. من المحتمل أن يتم تضمين الهدف أو الموضوع في الطلب. إذا لم تكن متأكدًا من الهدف أو الموضوع ، ففكر في ما تنقله إلى جمهورك. يمكنك أيضًا أن تطلب من رئيسك أو مشرفك توضيحًا.
- على سبيل المثال ، يمكن أن يكون الهدف هو تحليل مشكلة العمل ، أو شرح نتائج مشروع عملت عليه ، أو إعطاء مشرفك نظرة عامة على تقدم عملك.
تحديد اللهجة واللغة المناسبة للجمهور المستهدف. ضع في اعتبارك ما يعرفه الجمهور المستهدف بالفعل ، بالإضافة إلى المصطلحات التي سيفهمونها. عند كتابة تقرير عمل ، يمكنك غالبًا استخدام لغة ومصطلحات أكثر احترافًا من الكتابة للجمهور العام.
- من سيقرأ التقرير؟ قم بتضمين أي شخص في جمهورك يمكنه استخدام التقرير بشكل معقول.
- إذا كنت تكتب لأنواع مختلفة من القراء ، فقم بتضمين جميع المعلومات الضرورية حتى يتمكن القارئ الأقل معرفة من فهمها بسهولة. ومع ذلك ، استخدم العناوين لكل قسم بحيث يمكن للقراء المطلعين تخطي المعلومات غير الضرورية لهم. يمكنك أيضًا تضمين أقسام لكل جمهور لتلبية احتياجاتهم الفردية.
اجمع أبحاثك والمواد الداعمة ، إن أمكن. قم بتضمين المواد التي استخدمتها لاستخلاص النتائج أو تطوير التوصيات. ستشير إلى هذا أثناء إعداد التقرير ، وقد تحتاج إلى إدراجه في مرفقات التقرير. هذه هي أنواع الأشياء التي يجب تضمينها عند إعداد التقرير:
- التفاصيل المالية
- الجداول
- الرسوم البيانية
- إحصائيات
- الدراسات الاستقصائية
- استبيانات
- محادثات مع الخبراء والزملاء والعملاء ، إلخ.
عرض التقدم المحرز الخاص بك عند كتابة تقرير مرحلي. يقدم تقرير التقدم الجيد نظرة عامة سريعة على العمل الذي قمت به ، وما الذي ستفعله وما إذا كان المشروع يسير على الطريق الصحيح. من الأفضل التفكير في الأمر على أنه إجابة لأسئلة الناس حول مشروعك. إليك ما يجب تضمينه في تقريرك:
- هل تغيرت مدة المشروع؟
- ما المهام التي كنت تقوم بها منذ آخر تقرير مرحلي؟
- ما المهام التي ستفعلها بعد ذلك؟
- هل أنت على الطريق الصحيح لإكمال المشروع في الوقت المحدد؟ إذا لم يكن كذلك ، فلماذا؟
- ما هي المعوقات التي واجهتها وكيف ستحلها؟
- هل تعلمت أي شيء هذا الشهر؟
جعل الخطوط العريضة بالمعلومات المراد تضمينها في تقريرك. اكتب أفكارك في مخطط واستخدمها كأداة مساعدة في الكتابة. أثناء قيامك بذلك ، قم بتطوير العناوين الرئيسية لتقريرك لمساعدتك في تنظيم ما يجب قوله. ليس من الضروري أن تكون النظرة العامة نظيفة أو متطورة ، لأنها لاستخدامك الخاص فقط.
- في معظم الحالات ، يجب أن تبدأ التقرير بشرح النتائج والاستنتاجات أو التوصيات. ثم اشرح كيف وصلت إلى هذه النقطة ومنطقك ، إن أمكن.
- إذا كنت على وشك التوصل إلى نتيجة أو توصية مثيرة للجدل ، فشرح العملية والاستدلال أولاً حتى يتمكن جمهورك المستهدف من فهم سبب توصلك إلى هذه الفكرة.

جزء 2 من 3: صياغة تقرير عمل

استخدم صفحة الغلاف أو صفحة العنوان. يجب أن تتضمن صفحة العنوان اسم التقرير ، متبوعًا بالتاريخ - في سطر منفصل - عند إرسال التقرير. في السطر الثالث ، تذكر أسماء جميع المؤلفين. ثم اكتب اسم مؤسستك في السطر الرابع.
- في بعض الحالات ، يمكنك أيضًا تضمين خطاب تحفيزي يشرح سبب كتابة التقرير ، وما يستلزمه ، وما تعتقد أنه يجب عليك فعله بعد ذلك. هذا أكثر شيوعًا مع التقارير التي استغرقت وقتًا طويلاً لإعدادها أو تتطلب شرحًا إضافيًا قبل أن يطلع القارئ على التقرير نفسه.
- باستخدام تقرير التقدم ، يمكنك تحديد اسمك واسم المشروع والتاريخ وفترة التقرير على صفحة العنوان. ضع كل عنصر في سطر منفصل. يمكنك تسمية كل سطر بـ "الاسم" و "اسم المشروع" و "التاريخ" و "فترة التقرير" ، أو يمكنك فقط سرد المعلومات.
- اسأل رئيسك في العمل عما إذا كانت هناك أي توصيات محددة لتنسيق تقرير العمل الخاص بك. هو أو هي أفضل مصدر لإعداد تقريرك.
قدم ملخصًا لأهم المعلومات. قم بتضمين استنتاجاتك ومبرراتك وتوصياتك. يسمح هذا للفرد بفهم النقاط الرئيسية لتقريرك دون الحاجة إلى قراءة التقرير بالكامل. لا يتعين عليك كتابة تفسيرات مفصلة ، ولكن يجب أن يكون القارئ قادرًا على فهم موضوع التقرير. يجب أن يكون الملخص من صفحة إلى خمس صفحات.
- لا تحتاج إلى تلخيص التقرير الكامل. ركز فقط على الأفكار الرئيسية في التقرير ، مثل التوصيات أو الاستنتاجات الرئيسية التي تقدمها.
- إذا كنت تكتب تقريرًا مرحليًا ، فيمكنك تخطي هذا القسم.
قم بتضمين جدول محتويات مع ما هو موجود في التقرير. حدد عناوين الأقسام في جدول المحتويات وأرقام الصفحات حيث يبدأ هذا القسم. يتيح ذلك للقراء التنقل بسهولة عبر التقرير للعثور على المعلومات الضرورية.
- استخدم العناوين والعناوين لكل قسم حتى يسهل قراءة التقرير.
- عند كتابة تقرير مرحلي ، لا تحتاج عادةً إلى تضمين جدول محتويات ما لم يفضل رئيسك في العمل. ومع ذلك ، أضف عناوين ورؤوس لكل قسم لتسهيل التنقل في التقرير.
اكتب مقدمة لإعطاء لمحة عامة عن التقرير. أخبر القارئ لماذا كتبت تقرير العمل هذا. لخص السياق المحيط بالتقرير واشرح هدفك. اذكر الأسئلة التي ستجيب عليها أو المشكلة التي ستحلها. حدد مدة التقرير وخطة العمل بمحتوياتها.
- لا يجب أن تكون المقدمة طويلة. كن مباشرًا ومحددًا حتى يفهم القارئ السياق والغرض دون شرح مطول.
- اكتب من فقرتين إلى أربع فقرات للمقدمة.
- في التقرير المرحلي ، لا يجوز أن تحتوي المقدمة على أكثر من فقرة أو فقرتين. يجب أن تلخص المشروع وما تأمل في تحقيقه. يمكنك أيضًا الإشارة إلى ما أكملته بالفعل وما الذي ستفعله بعد ذلك.
اشرح النتائج أو الاستنتاجات التي تقدمها. قدم نظرة عامة أساسية عن البحث أو التقييمات التي أكملتها فيما يتعلق بهذا المشروع. ثم ناقش وفسر ملاحظاتك ومدى ارتباطها بموضوع التقرير.
- في معظم الحالات ، يحتوي هذا القسم على فقرة تمهيدية وقائمة بالاستنتاجات التي توصلت إليها.
- هذا ما يبدو عليه أحد الاستنتاجات: "1. سكاننا يشيخون ، مما يؤدي إلى المزيد من المخاطر الصحية لعملائنا ".
- عندما تكتب تقريرًا مرحليًا ، لا توجد لديك نتائج أو استنتاجات لتقديمها. بدلاً من ذلك ، قم بإدراج إنجازاتك أو المهام المكتملة في القسم التالي للاستقراء. يمكنك أيضًا كتابة فقرة قصيرة من 2 إلى 4 جمل في هذا القسم. ومع ذلك ، عادة ما تكون القائمة كافية. يمكنك إدراج ما يلي: "تم جمع 200 يورو لدفع ثمن خيمة المهرجان" ، و "التعاقد مع خطة الحزب لإدارة تخطيط المهرجان" و "مسح 1500 مقيم لجمع آراء الجمهور."
أعطيك توصيات للمستقبل. يجب أن توضح توصياتك ما سيحدث في المستقبل. اشرح ما الذي ستنتجه الحلول وكيف ترتبط باستنتاجاتك. بعد كتابة شرحك ، قدم توصياتك في شكل نقاط عمل في قائمة مرقمة. رتب توصياتك من الأكثر أهمية إلى الأقل أهمية.
- على سبيل المثال ، يمكنك كتابة: "1. تدريب جميع الموظفين على أداء الإنعاش القلبي الرئوي ".
- إذا كنت تكتب تقريرًا مرحليًا ، فقم بدلاً من ذلك بتحديد المهام أو الأهداف التي تريد تحقيقها في فترة العمل التالية. على سبيل المثال ، يمكنك سرد "البحث عن موردين للمهرجان" و "الموافقة على تصميمات المهرجان" و "طلب ملصقات ترويجية".
ناقش العملية والتفكير الذي أدى إلى استنتاجاتك. اشرح كيف تناولت الموضوع أو المشكلة أو القضية. راجع ملاحظاتك ثم اشرح كيف تؤدي إلى توصياتك. افصل المناقشة إلى أقسام مختلفة بعناوين تخبر القارئ بما يوجد في هذا القسم.
- وهذا يشمل مناقشة أطول للبحث والتقييمات.
- يجب أن يكون هذا القسم هو الأطول في السجل.
- إذا كنت تكتب تقريرًا مرحليًا ، فيمكنك تخطي هذا القسم. بدلاً من ذلك ، قم بتضمين قسم حول العقبات التي واجهتها أثناء العمل في المشروع وكيف تعاملت معها. يمكنك أن تكتب ، "لم يُرجع العديد من السكان الاستبيان لأنه لم يكن طابعًا بريديًا. في المستقبل ، سنقوم بتضمين البريد المدفوع مسبقًا في استطلاعاتنا أو السماح للمقيمين بإكمال استبيانهم رقميًا ".
ضع قائمة بجميع المراجع التي استخدمتها في إعداد التقرير. يمكن أن تشمل المراجع مقالات المجلات والمقالات الإخبارية والمقابلات والاستطلاعات والاستبيانات والإحصاءات والمعلومات الأخرى ذات الصلة. استشهد بهذه المراجع في نهاية التقرير وقم بتسمية الصفحة باسم "المراجع".
- ما لم يتم تحديد خلاف ذلك ، استخدم تنسيق APA لتقارير الأعمال.
- يمكنك تخطي هذا القسم إذا كنت تقوم بإعداد تقرير مرحلي.
توفير مرفقات المواد مثل الاستبيانات أو الاستبيانات أو رسائل البريد الإلكتروني. ليس كل تقرير عمل يحتاج إلى مرفقات. ومع ذلك ، يمكنك تضمينها إذا كنت ترغب في تزويد القراء بالمواد التي أشرت إليها أو إذا كنت ترغب في تقديم معلومات إضافية يمكن أن تساعدهم على فهم الموضوع أو ملاحظاتك بشكل أفضل. قم بتسمية كل مرفق بحرف منفصل.
- على سبيل المثال: "الملحق أ" و "الملحق ب" و "الملحق ج".
- إذا كنت تكتب تقريرًا مرحليًا ، فلن تحتاج إلى تضمين هذا القسم.
اختتم خاتمة موجزة مع ملخص لملاحظاتك أو تقدمك. قد لا تحتاج إلى التوصل إلى نتيجة ، لكن كتابتها يمكن أن تكون ملخصًا رائعًا لجهودك. احتفظ باستنتاجك في ثلاث إلى أربع جمل تلخص المعلومات التي قدمتها في تقريرك.
- يمكنك أن تكتب: "مشروع التخطيط لمهرجان الفنون يسير على الطريق الصحيح وسيتم الانتهاء منه في الموعد المحدد. لقد أكملنا 90٪ من أنشطة التخطيط المسبق ونحول التركيز الآن إلى شراء المعدات اللازمة. لا توجد عقبات أمام المشروع ، لكننا سنتصدى تدريجياً لأي عقبات مستقبلية ".

جزء 3 من 3: تفعيل التقرير

استخدم عناوين واضحة لمساعدة جمهورك على التنقل في التقرير. أنشئ عناوين رئيسية مباشرة وتصل مباشرة إلى صلب الموضوع. يجب أن يعرف القارئ ما يحتويه التقرير بالضبط.
- يمكن أن تشمل العناوين المقدمة ، والمهام المنجزة ، والأهداف للربع التالي ، والعقبات والحلول ، والاستنتاج.
- طابق العناوين بالمعلومات الواردة في التقرير.
- في تقرير التقدم ، من المرجح أن يكون القراء هم مشرفك أو الفريق أو العملاء.
استخدم لغة بسيطة ومباشرة لتوصيل أفكارك. لا يجب أن يحتوي تقرير العمل على كلمات صعبة وجمل إبداعية. تحتاج فقط إلى إيصال وجهة نظرك للقارئ. عبر عن أفكارك بأبسط الكلمات الممكنة وفي صلب الموضوع.
- يمكنك أن تكتب ، "الإيرادات ارتفعت بنسبة 50٪ للربع الرابع" ، بدلاً من "زادت الإيرادات بنسبة 50٪ لتوليد إيرادات كبيرة في الربع الأخير."
اكتب بإيجاز لجعل التقرير قصيرًا قدر الإمكان. الكتابة الزائدة تضيع وقتك ووقت القراء. لا تكن سطحيًا وانطلق مباشرة إلى العمل.
- ضع في اعتبارك أن بعض تقارير العمل يمكن أن تكون طويلة جدًا ، حيث يمكن أن تحتوي على الكثير من المعلومات. ومع ذلك ، يجب أن تكون كتاباتك موجزة دائمًا.
- لا بأس أن تكتب ، `` زادت المبيعات في الربع الأخير بعد تطبيق فريق المبيعات للاتصال البارد '' ، بدلاً من `` لقد شهدنا ارتفاعًا هائلاً في الإيرادات في الربع الماضي حيث كان مندوبو المبيعات الموهوبون والمتفانون لدينا عملاء محتملين. الاتصال لمطالبتهم بشراء المزيد من المنتجات.
عبر عن أفكارك بلغة موضوعية وغير عاطفية. التزم بالحقائق ودع القارئ يتوصل إلى استنتاجاته الخاصة بناءً على وجهة نظر موضوعية للموضوع. بينما يمكنك تقديم توصيات لمشكلة ما ، لا تحاول إثارة مشاعر القراء لإقناعهم. دع القارئ يصوغ أفكاره وحكمه على أساس نظرة موضوعية للحقائق.
- بدلاً من كتابة ، "الموظفون المنفصلون عنهم لديهم معنويات منخفضة ، مما يجعل المكتب آلة بلا روح" ، يمكنك أن تكتب ، "الموظفون الذين سجلت معدلات إنتاجيتهم أقل من الآخرين أفادوا بأنهم غير مشاركين.
تجنب استخدام اللغة العامية وكذلك كلمة "أنا" في معظم التقارير. قد يكون من المناسب استخدام "أنا" في تقرير مرحلي عندما تكتب عن مشروع تعمل عليه بمفردك. إذا لم يكن الأمر كذلك ، فلا تستخدم كلمة "أنا" أو أي لغة عامية أخرى في تقرير وظيفتك. ومع ذلك ، من المقبول استخدام "أنت" عند توجيه جملة إلى القارئ المقصود.
- حافظ على لغتك المهنية طوال التقرير.
راجع تقريرك للتأكد من خلوه من الأخطاء. تقوض الأخطاء النحوية والإملائية الكفاءة المهنية لتقرير عملك. من الضروري أن تقوم بمراجعة التقرير للتأكد من أنك لم تستخدم أخطاء مطبعية أو صياغة غير صحيحة أو كلمات غير مستخدمة. من الأفضل مراجعة التقرير مرتين على الأقل.
- إذا كان ذلك ممكنًا ، اطلب من شخص آخر التحقق من التقرير نيابة عنك ، لأنه من الصعب تحديد أخطائك.
- إذا سمح الوقت ، يجب أن تضع التقرير جانبًا لمدة 24 ساعة على الأقل قبل التحقق منه.

نصائح

بعد كتابة تقرير العمل الأول ، يمكنك استخدامه كنموذج للتقارير المستقبلية.
من المحتمل أن يكون لديك بالفعل نموذج لتقارير العمل في مكان عملك. اتصل بمشرفك لمعرفة ما إذا كان يمكنك استخدام نموذج لتقريرك.
إذا أمكن ، إسناد تنسيق التقرير الخاص بك إلى تقرير عمل موجود من شركتك أو مؤسستك. تحقق من الملفات في مكتبك أو اطلب من زميل أو مشرفك نسخة من تقرير موجود.