المحتوى

• لتخطو
• الطريقة 1 من 2: قم بإنشاء خطة لإدارة التغيير التنظيمي
• الطريقة 2 من 2: تعقب التغييرات على مشروع
• نصائح

هناك نوعان من خطط إدارة التغيير. يهتم المرء بتأثير التغيير على المنظمة وتخفيف الانتقال. يقوم الآخر بإجراء تغييرات على مشروع واحد وينتج سجلاً واضحًا للتعديلات أو التغييرات التي تم إجراؤها على المنتج على مستوى المشروع. تهدف كلتا الخطتين إلى التواصل بوضوح حول ما يجب القيام به بشكل صحيح ودقيق.

لتخطو

الطريقة 1 من 2: قم بإنشاء خطة لإدارة التغيير التنظيمي

1. أظهر أسباب التغيير. ضع قائمة بالعوامل التي أدت إلى قرار التغيير ، مثل فجوات الأداء أو التكنولوجيا الجديدة أو تغيير بيان مهمة المنظمة.
   • أحد الأساليب الممكنة هو وصف الوضع الحالي للمؤسسة والوضع المستقبلي الذي تريد هذه الخطة تحقيقه.
2. حدد التغيير الذي تريد إجراؤه وحجمه. صف بإيجاز الطبيعة المتوقعة لخطة إدارة التغيير. حدد ما إذا كان هذا سيؤثر على توصيفات الوظائف والإجراءات والسياسة و / أو التنظيم الهيكلي. اذكر الأقسام أو مجموعات العمل أو الأنظمة أو المجالات الأخرى التي ستخضع للتغييرات.
3. اذكر دعم أصحاب المصلحة. ضع قائمة بجميع أصحاب المصلحة المتأثرين بالخطة ، على سبيل المثال ، الإدارة العليا ومديري المشروع ورعاة المشروع والمستخدمين النهائيين و / أو الموظفين. اكتب لكل مجموعة إذا كان صاحب المصلحة يدعم التغيير.
   • يمكنك عرض رسم بياني لتوصيل هذه البيانات بشكل موجز وواضح. يمكنك تقسيم الرسوم البيانية إلى "وعي" و "مستوى الدعم" و "تأثير" لكل صاحب مصلحة ، بناءً على تصنيف مرتفع / متوسط ​​/ منخفض.
   • إذا كان ذلك ممكنًا ، يمكنك إجراء محادثات فردية للحصول على الدعم.
4. تشكيل فريق إدارة التغيير. هذا الفريق مسؤول عن التواصل بشكل جيد مع جميع أصحاب المصلحة ، وإدراج المخاوف والتأكد من أن عملية التغيير سلسة قدر الإمكان. اختر الأشخاص الذين يتمتعون بمصداقية كبيرة في الشركة ولديهم مهارات اتصال جيدة.
   • يضم هذا الفريق البادئ بعملية التغيير من أعلى مستوى إداري. أكِّد على أن هذا يتضمن عملاً نشطًا حقًا لدفع التغييرات وأن الأمر لا يتعلق فقط بالموافقة على الخطة.
5. تطوير نهج للحصول على الموظفين التنفيذيين في المنظمة على متن الطائرة. من الأهمية بمكان الحصول على الدعم من قادة المنظمة لإنجاح التغيير. اطلب من كل عضو تنفيذي من الموظفين تقديم ملاحظات حول التغيير والعمل مع كل شخص للقيام بدور نشط في تعزيز التغيير.
6. قم بإعداد خطة لكل صاحب مصلحة. لكل صاحب مصلحة ، بما في ذلك أولئك الذين يدعمون التغيير ، قم بتقييم المخاطر والمخاوف. قم بتكليف فريق إدارة التغيير لحل هذه المخاوف.
7. ضع خطة اتصال. التواصل هو أهم جزء في خطة إدارة التغيير. تواصل بشكل منتظم مع أي شخص يتأثر عمله بالتغييرات. أكد على أسباب إجراء التغييرات والفوائد التي تأتي معها.
   • يجب إعطاء أصحاب المصلحة خيار التواصل وجهًا لوجه في اتجاهين. الاجتماعات الخاصة مهمة جدا.
   • يجب أن يأتي الاتصال من البادئ الرئيسي للتغيير ، ومن المشرف المباشر على كل موظف ، ومن أي متحدث رسمي إضافي يثق به صاحب المصلحة. يجب أن تنقل جميع الاتصالات رسالة متسقة.
8. اكتشف من أين تأتي المعارضة. التغييرات دائما تؤدي إلى معارضة. يحدث هذا على المستوى الفردي ، لذا تحدث إلى أصحاب المصلحة شخصيًا لمعرفة السبب. تتبع الشكاوى حتى يتمكن فريق إدارة التغيير من حلها. وتشمل هذه على وجه الخصوص:
   • الناس ليس لديهم دافع للتغيير أو ليس لديهم شعور بالإلحاح
   • لا يفهم الناس الصورة الأكبر أو لماذا التغييرات ضرورية
   • هناك نقص في المشاركة في العملية
   • الناس غير متأكدين من وظيفتهم أو مناصبهم المستقبلية أو متطلباتهم ومهاراتهم
   • فشل الإدارة في تلبية التوقعات المتعلقة بتنفيذ التغييرات أو الإبلاغ عنها
9. تعامل مع العوائق. يمكن معالجة العديد من الشكاوى من خلال التواصل بشكل مكثف أو عن طريق تغيير استراتيجية الاتصال بحيث تتم مناقشة مشاكل محددة. تتطلب الشكاوى الأخرى مناهج مختلفة يمكن دمجها في خطتك أو تعيينها لفريق إدارة التغيير لتنفيذها. فكر في أي من هذه الأساليب يناسب الوضع في مؤسستك:
   • للتغييرات في توصيفات أو إجراءات الوظيفة ، اجعل تدريب الموظفين أولوية.
   • إذا كنت تتوقع انتقالًا مرهقًا أو قليل الحافز ، فقم بتنظيم حدث أو تقديم مزايا للموظفين.
   • إذا لم يتم تحفيز أصحاب المصلحة للتغيير ، فقدم لهم الحوافز.
   • إذا شعر أصحاب المصلحة بأنهم مستبعدون ، فقم بتنظيم اجتماع لجمع التعليقات والنظر في التغييرات التي يمكنك إجراؤها على الخطة.

الطريقة 2 من 2: تعقب التغييرات على مشروع

1. تحديد وظائف إدارة التغيير. اذكر الوظائف التي سيتم تعيينها لهذا المشروع. صف المسؤوليات والمهارات لكل منصب. يجب عليك توفير مدير مشروع واحد على الأقل لتنفيذ التغيير على المستوى اليومي ، وراعي مشروع لمراقبة التقدم العام واتخاذ قرارات إدارة التغيير رفيعة المستوى.
   • بالنسبة للمشاريع الكبيرة في مؤسسة كبيرة ، يمكنك تقسيم دور مدير المشروع بين أشخاص مختلفين ، لكل منهم مهارات معينة.
2. فكر في إنشاء لجنة مراقبة التغيير. تحتوي مشاريع البرمجيات بشكل عام على لجنة رقابة على التغيير مكونة من ممثلين عن كل مجموعة من أصحاب المصلحة. توافق هذه اللجنة على طلبات التغيير بدلاً من مدير المشروع وتنقل القرارات إلى أصحاب المصلحة. يعمل هذا النهج بشكل جيد مع المشاريع التي تشمل مختلف أصحاب المصلحة والمشاريع التي يحتاج نطاقها وأهدافها إلى إعادة تقييم.
3. ضع إجراءً لإصدار طلبات التغيير. بمجرد أن يجد شخص ما في فريق المشروع طريقة للمضي قدمًا ، كيف يمكنك تحويل هذه الفكرة إلى حقيقة؟ في هذه الخطة ، قم بوصف الإجراء المعتمد من قبل الفريق. هذا مثال:
   • يملأ أحد أعضاء الفريق نموذجًا لطلب تغيير ويرسله إلى مدير المشروع.
   • يُدخل مدير المشروع النموذج في سجل طلب التغيير ويحدِّث هذا السجل عندما يتم تنفيذ الطلبات أو رفضها.
   • يقوم المدير بتعيين أعضاء الفريق لتطوير خطة أكثر تفصيلاً وتقدير الجهد المطلوب.
   • يرسل مدير المشروع الخطة إلى راعي المشروع لقبولها أو رفضها.
   • تم تنفيذ التغيير. يتم إبلاغ أصحاب المصلحة بانتظام بالتقدم المحرز.
4. قم بإنشاء نموذج لطلب التغيير. يجب تضمين المعلومات التالية مع كل طلب وإضافتها إلى السجل:
   • تاريخ تغيير التطبيق
   • رقم طلب التغيير الذي يقدمه مدير المشروع
   • العنوان والوصف
   • الاسم والبريد الإلكتروني ورقم الهاتف الخاص بالمرسل
   • الأولوية (عالية أو متوسطة أو منخفضة). خطط إدارة التغيير العاجل لها مواعيد نهائية مختلفة.
   • رقم المنتج والإصدار (لمشاريع البرمجيات)
5. أضف معلومات إضافية إلى سجل التغيير. يجب أن يسجل هذا السجل أيضًا القرارات وتنفيذها. بالإضافة إلى المعلومات الواردة في نموذج طلب التغيير ، يجب توفير مساحة للمعلومات التالية:
   • الموافقة أو الرفض
   • توقيع الشخص الذي يوافق على الطلب أو يرفضه
   • الموعد النهائي لتنفيذ التغيير
   • تاريخ إنهاء التغيير
6. تتبع القرارات الكبيرة. بالإضافة إلى سجل التغيير الذي يتتبع التغييرات اليومية ، يمكنك أيضًا الاحتفاظ بسجل لجميع القرارات الرئيسية التي يتم اتخاذها. بفضل هذا التقرير ، أصبح من السهل العثور على مشاريع طويلة الأجل أو مشاريع تخضع لتغييرات في إدارتها. يمكن أن يستخدم هذا التقرير أيضًا كأساس للتواصل مع العملاء أو موظفي الإدارة العليا. لأي تغيير في المصطلح أو حجم المشروع أو متطلبات المشروع أو مستويات الأولوية أو الاستراتيجية ، تتبع المعلومات التالية:
   • من اتخذ القرار
   • عندما تم اتخاذ القرار
   • ملخص لأسباب القرار وإجراءات تنفيذه. أضف المستندات المتعلقة بهذا الإجراء.

نصائح

• بناء الثقة والولاء مع كل من موظفيك وعملائك. غالبًا ما يشعر الناس بعدم الارتياح تجاه التغيير. من خلال إيصال رسالة مفادها أنك تضع مصالح موظفيك أولاً ، فإنك تكسب دعمهم.