مؤلف:
Lewis Jackson
تاريخ الخلق:
14 قد 2021
تاريخ التحديث:
25 يونيو 2024
المحتوى
كثيرًا ما نسمع الكثير من الناس يشتكون من عدم توفر الوقت الكافي لإنجاز العمل. يمكن أن تساعدك بعض مهارات إدارة الوقت الأساسية في تحقيق أقصى استفادة من وقتك. تعلم جدولة الوقت الذكي لإنجاز المزيد.
خطوات
طريقة 1 من 3: تعرف على استخدامك للوقت
تتبع الأنشطة اليومية. لاحظ ما تفعله كل يوم ولاحظ مقدار الوقت الذي تقضيه في ذلك. ستندهش من مقدار الوقت الذي تضيعه مقارنة بالمقدار الفعلي للعمل المنجز.
- تذكر أن تدون ملاحظاتك عن المهام اليومية مثل تحضير الإفطار وتنظيف المنزل والاستحمام وما إلى ذلك.
قم بتحديث جميع الأنشطة في دفتر ملاحظات واحد. بمجرد أن تعرف ما تفعله كل يوم ومقدار الوقت الذي تقضيه معهم ، اكتبه في دفتر ملاحظات. يساعدك وضع جميع المعلومات في مكان واحد ورؤيتها بوضوح على الصفحة في معرفة كيف وأحيانًا أين تضيع الوقت.- اكتب بشكل كامل وواضح. لا تخلط بين أحداث منفصلة في صف واحد ، ولا تتخطى المهام البسيطة وتذكر الاحتفاظ بسجل مفصل للوقت مقسمًا لكل مهمة من مهام اليوم.
- ربما يجب عليك مجموعة الأنشطة. على سبيل المثال ، اكتب الأعمال المنزلية في المنزل بقلم أزرق ، واعمل على كسب المال بقلم أحمر وأنشطة ترفيهية بقلم أسود. تساعدك هذه الكتابة على معرفة كيفية استغلال وقتك.
قيم توزيع وقتك. على سبيل المثال ، ساعة واحدة من أحلام اليقظة؟ ساعتان تقرر ماذا تأكل؟ 8 ساعات من تصفح الويب؟ حدد كيف تخصص وقتك وفكر فيما يجب القيام به وما لا يجب فعله.- هل تضيع الوقت لأنك لا تستطيع التحكم في نفسك؟ هل أنت معاق أم متردد؟ هل تتحمل مسؤوليات كثيرة؟ هذه كلها أسئلة يجب مراعاتها عند تقييم استخدامك للوقت.
- هناك أوقات تقسم فيها أنشطة اليوم بطريقة غير عقلانية. على سبيل المثال ، العمل لمدة نصف ساعة ثم 10 دقائق للتعامل مع المهمات ، ثم العودة إلى العمل لمدة نصف ساعة أخرى ليس تقسيمًا حكيمًا. إذا كنت تعمل لمدة ساعة واحدة فقط ، فستكون قدرتك على التركيز والكفاءة أعلى ، وهي مسألة تافهة يجب التعامل معها لاحقًا.
- من الناحية المثالية ، يجب عليك أداء المهمة في كل "جزء". باستخدام هذه الطريقة ، تقضي وقتًا محددًا مسبقًا في مهمة واحدة دون تشتيت انتباهك.
ضع في اعتبارك إجراء التعديلات. بعد أن تعرف بالضبط إلى أين يذهب وقتك ، تبدأ في إجراء تعديلات على جدولك. يجب أن تعرف بوضوح ما هي المجالات التي لا يمكنك أو لا يجب عليك تقليصها لأنك تخشى إضاعة الوقت. إذا كانت الوظيفة تستغرق الكثير من الوقت ، فهذا لا يعني أنك تضيع وقتك.
إذا كنت تقضي 3 ساعات يوميًا في إرسال رسائل بريد إلكتروني متعلقة بالعمل ، فمن غير المرجح أن تقضي وقتًا أقل في هذا النشاط. ومع ذلك ، إذا قمت بإرسال أربعة أو خمسة رسائل بريد إلكتروني شخصية بين رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بالعمل ، فيمكنك بالتأكيد تقليل مقدار الوقت الذي تقضيه في إرسال رسائل البريد الإلكتروني.
تغيير عادات العمل. بغض النظر عن مشكلة إدارة الوقت لديك ، هناك دائمًا حل. بعد أن تكتشف سببًا لإضاعة الوقت أو كيفية استخدام وقتك بطريقة أكثر منطقية ، ابذل جهدًا لتغيير عادات إدارة الوقت.
- إذا كنت تقضي وقتًا طويلاً في تنظيف المنزل أو الطهي ، ففكر في تعيين خادمة أو طاهٍ. الوقت أغلى بالنسبة للبعض من المال.
- إذا كانت مشكلتك تضيع الكثير من الوقت خلال يوم تصفح الويب غير المقصود ، فيجب عليك قصر نفسك على عدد قليل من المواقع أو عدم تسجيل الدخول إلى حسابات الوسائط الاجتماعية الخاصة بك عندما يكون هدفك غير ذلك.
الطريقة 2 من 3: تجنب الانحرافات
حدد مصادر الإلهاء في حياتك. تشتيت الانتباه هو التحدي الأكبر في إدارة الوقت. عليك أن تعرف نوع الأنشطة أو الأفراد الذين يستهلكون الكثير من وقتك. سواء كان ذلك بسبب كثرة الحديث عن صديق أو بسبب هواية تمنعك من التركيز ، يمكنك إيجاد طرق لتجنب هذه العوامل.
- إذا كنت تقضي وقتًا طويلاً في شيء لا يؤدي إلى النتائج المتوقعة ، فقد يكون ذلك عاملاً تشتيتًا يجب تجنبه.
- بالنسبة لمساحة العمل في المكتب ، من المحتمل أيضًا أن يكون بعض زملاء العمل مصدر إلهاء. يجب ألا تنخرط في محادثات أو محادثات عديمة الفائدة أثناء ساعات العمل. ومع ذلك ، فإن أسلوب العمل في المكتب لا يقل أهمية عن مهارات إدارة الوقت ، لذلك يجب ألا تكون وقحًا إذا كنت ترغب في التقدم في حياتك المهنية.
تجنب المحادثات الطويلة على الهاتف. تحتاج إلى تعديل عادات هاتفك إذا وجدت نفسك تقضي وقتًا طويلاً في المحادثات. دائمًا ما يكون التحدث شخصيًا أكثر فاعلية من التحدث عبر الهاتف ، لذا يجب إنهاء المحادثات الطويلة بهذه الوسيلة.
- غالبًا ما تتضمن العديد من المكالمات الهاتفية تكرارًا غير ضروري ، خاصة في بداية المكالمة ونهايتها. يميل الناس إلى التشتت والتسكع على هواتفهم ، وهو شيء يجب أن تكون على دراية به. إن عقد اجتماع وجهاً لوجه يخلق جواً أكثر رسمية يحفز الأطراف على التركيز على عملهم ، وذلك لأن أياً من الطرفين في الاجتماع لا يتأثر بالمشتتات.
لا تتصفح الويب كثيرًا. يتعين على العديد من الأشخاص استخدام الإنترنت كأداة أساسية لإنجاز العمل. ومع ذلك ، هناك أيضًا الكثير من الأشخاص الذين يتركون وقتهم ينجرف في المقالات الإخبارية والأخبار الرياضية والمشاهير والحيوانات الأليفة. يجب عليك دائمًا الانتباه عن كثب في كل مرة تريد أن تكون على الإنترنت. هناك بعض البرامج التي يمكنها حظر التطبيقات أو مواقع الويب أو أسماء المجالات غير الضرورية لتقليل الانحرافات أثناء استخدام الإنترنت.
- تجنب زيارة Facebook و Twitter ومواقع التواصل الاجتماعي الأخرى عند التعامل مع العمل عبر الإنترنت.
- يعد البحث عن جميع أنواع المشكلات على Google مضيعة للوقت أيضًا.في البداية ، كنت تنوي العثور على مشكلة بسرعة ، ولكن قبل أن تعرفها ، كنت تتصفح عددًا لا يحصى من مواقع الويب في 3 ساعات.
استخدم إشارات "الرجاء عدم الإزعاج". ربما تكون معتادًا على هذه العلامة الموجودة على الباب الأمامي لغرفة الفندق. كما أنه فعال للغاية عند استخدامه في المكتب. يمكنك كتابة وطباعة مثل هذه اللافتة لتعلقها أمام باب المكتب عند الحاجة. سيتحدث الناس المارة أقل حتى لا يزعجوك.
- إذا كنت تعمل من المنزل ، فمن الضروري أن يكون لديك مساحة عمل خاصة بك. لا تعمل في مكان عائلي مشترك لأن أجهزة التلفزيون والهواتف وأجهزة ألعاب الفيديو يمكن أن تشتت انتباهك بسهولة.
خصص وقتًا لإلهاءات لا مفر منها. هناك بعض العوامل التي لا يمكن تجنبها ، على سبيل المثال عندما يريدك رئيسك في العمل قضاء بعض الوقت في التحدث ، أو إذا كان كبار السن في المنزل يطلبون هذا وذاك باستمرار. إذا كنت تعرف كيفية التخطيط للمستقبل ، مهما كان الأمر ، فلن يستغرق الأمر وقتًا طويلاً للعمل. الإعلانات
طريقة 3 من 3: استخدم الوقت بكفاءة
اكتب كل شيء. لا تعتمد كليًا على الذاكرة للقيام بالمهام اليومية. اكتب كل ما تحتاجه على الورق وتحقق من القائمة بانتظام لتحقيق أهدافك.
- حتى مهمة صغيرة جدًا وتافهة يجب تدوينها. ومع ذلك ، يجب أن تكتب فقط لفترة وجيزة في هذه القائمة ، على سبيل المثال "Call Tuan" ، "بحث عن هوامش" ، "Email boss".
- تأكد من حمل الكمبيوتر الدفتري معك دائمًا حتى تكون مستعدًا لتدوين المهام كما تظهر. تعتقد أنك ستتذكر كتابته لاحقًا ، لكنك ستنسى ذلك على أي حال.
استخدم التقويم. سيساعدك مجرد إضافة تقويم إلى أدوات إدارة الوقت على زيادة إنتاجيتك. اكتب المواعيد النهائية والمهام والاجتماعات في جدولك الزمني. كل صباح تأخذ وقتًا للنظر في تلك التواريخ في التقويم الخاص بك لمعرفة ما هو قادم.
تجنب جدولة الازدواجية. ترتيب جدول العمل بطريقة لا تتكرر ولا تقوم بالكثير من المهام في وقت واحد. تحقق من التقويم الخاص بك قبل الموافقة على القيام بأي شيء للتأكد من أن الوقت مجاني. بهذه الطريقة يكون وقتك أكثر تنظيمًا ويساعدك على مراقبة الوقت عن كثب.
القضاء على سبب الإلهاء. استخدم وقتك بفاعلية عن طريق التخلص من المشتتات أو التسبب في انحرافك عن اتجاه التقدم. ضع التلفزيون وجميع أنواع الترفيه خارج العمل أو الدراسة ، للتركيز على إنجاز العمل قبل الترفيه.
رتب ترتيب الأولوية. تتعلق الإدارة الذكية للوقت بالتخطيط المسبق للمهام المهمة أو العاجلة. دوِّن هذه النقاط في جدولك باستخدام قلم تمييز أو قلم تلوين. قم بجدولة هذه الأشياء أولاً للتأكد من أن لديك وقتًا كافيًا ، ثم قم بالأشياء الأقل إلحاحًا.
- كن مستعدًا لتغيير التفضيلات عند الحاجة. هناك أشياء كثيرة لا تظهر حتى النهاية وتتطلب منك فعلها الآن. ثم عليك أن تتوقف عما تفعله وتركز وقتك وطاقتك على هذا العمل في اللحظة الأخيرة ، لكن لا يجب أن تدع مثل هذه المواقف تحدث كثيرًا.
- إذا كان عليك إعادة الترتيب بشكل متكرر ، فهذا يشير إلى وجود خطأ. التعديلات الصغيرة مقبولة ، ولكن إذا كان عليك الاستمرار في القيام بذلك ، فهذا يثبت أنك لست في الترتيب الصحيح في المقام الأول.
فكر بواقعية. خصص قدرًا معقولاً من الوقت لإنجاز المهمة. إذا كنت تعتقد أن شيئًا ما يستغرق نصف ساعة إلى ساعة لإنجازه ، فامنح نفسك ساعة. سيساعدك التفكير بشكل واقعي في الوقت الذي يمكنك فيه إنهاء المهمة على تجنب التحميل الزائد أو التباطؤ.
- ستكون الأمور أكثر أمانًا إذا بقيت حذرًا وامنحت نفسك دائمًا وقتًا أطول من اللازم. إذا أنهيت مهمة ما مبكرًا ، فأنت حر في الانتقال إلى الوظيفة التالية ، وفي النهاية تضمن الإنتاجية.
جدولة المهام الأساسية. تأكد من تخصيص وقت للأنشطة اليومية الأساسية ، مثل الأكل والاستحمام. قد تبدو هذه وظائف ثانوية ، ولكن لا يزال عليك قضاء بعض الوقت عليها جنبًا إلى جنب مع وظيفتك الرئيسية ، للتأكد من عدم تخطيها وقد تؤدي إلى تأخير في التخطيط.
استخدم نظام التذكير. بالإضافة إلى الجدول اليومي ، يجب عليك استخدام أدوات إضافية لمساعدتك على عدم نسيان المهام أو المواعيد النهائية. باستخدام الملاحظات اللاصقة ، قم بتعيين إشعارات نصية أو صوتية على هاتفك لتذكيرك بالقيام ببعض المهام المجدولة.
- تجنب مطالبة الأشخاص من حولك بتذكيرك بجدولك الزمني ، فقد ينسونه مثلك تمامًا.
- إذا كان هناك شيء مهم بشكل خاص ، فيجب أن يكون لديك مجموعة متنوعة من أدوات التذكير منظمة ، حيث هناك احتمال ألا تلاحظ الملاحظات أو الرسائل على هاتفك.
ساعدني. اطلب المساعدة من شخص ما أو قم بتمرير بعض المهام الصغيرة إليه إن أمكن. بشكل عام ، هذا مفيد لجدولك إذا كان بإمكانك توفير القليل من الكرامة مطالبتهم بالتدخل ، للتعامل مع بعض الأعمال المنزلية أو طهي العشاء إذا كنت مشغولاً للغاية في ذلك اليوم.
- تأكد من العثور على الشخص المؤهل المناسب لتعيين المهمة. إذا لم يكن مجرد العثور على شخص ما لإنجاز المهمة كافيًا ، فعليك أن تسأل شخصًا يمكنه القيام بالمهمة بشكل جيد.
- لا تلوم الآخرين على مسؤولياتك. إنها ليست مهارة جيدة لإدارة الوقت ، ولكنها فقط تجعلك تبدو كسولًا وغير متحمس في عيون الآخرين.
قياس الإنتاجية. من وقت لآخر ، يجب عليك التوقف وتحليل إنجازاتك وأدائك وتحديد مقدار الوقت الذي تقضيه في الوظيفة الأخيرة. سيساعدك الاحتفاظ بهذه البيانات الإحصائية في عملك وحياتك على العثور على التغييرات التي تحتاجها لتحسين أدائك في العمل والحياة اليومية.
جائزة الذات. العمل الجاد يمكن أن يؤدي إلى الإرهاق وفقدان التركيز ، حتى عدم القدرة على إكمال حتى أكثر المهام تافهة. لذا يجب عليك أحيانًا الاحتفال بإنجازك السابق ومكافأة نفسك بشيء مثير للاهتمام حقًا.
- اقضِ كل هذا الوقت في الاسترخاء. أغلق هاتفك ولا ترد على رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بالعمل. إذا قمت بخلط العمل مع وقت اللعب ، فلن يعد ذلك بمثابة مكافأة لإعادة الشحن.
- إذا كنت تعمل من الاثنين إلى الجمعة ، فيجب أن تأخذ عطلة نهاية الأسبوع. بعد انتهاء مشروع مدته ثلاثة أشهر ، كافئ نفسك بإجازة قصيرة.
تحذير
- لا تدع عقلك يشرد أو يحلم أثناء أداء المهام اليومية.
