الرد - نصائح

فيديو: فن الرد : كيف ترد على من احرجك وتفحمه بثقة وذكاء وبرووووود أعصاب

المحتوى

خطوات

الطريقة التي تختارها للرد على شخص ما يمكن أن تؤثر على الطريقة التي ينظر بها هو والآخرون إليك. لحسن الحظ ، فإن معرفة كيف ومتى تقدم التغذية الراجعة هو شيء يمكنك تعلم تحسينه. إذا كنت تتحدث مع شخص ما وجهاً لوجه ، فإن المفتاح هو الانتباه إليه والسماح له بالتعبير عن أفكاره قبل إعطاء إجابة مدروسة. عند الدردشة باستخدام الرسائل النصية ، هناك بعض القواعد الضمنية التي تحتاج إلى اتباعها من أجل التواصل بنجاح. البريد الإلكتروني هو الشكل الأكثر رسمية للتواصل مع الاتفاقيات المهنية التي تحتاج إلى اتباعها للتواصل بشكل فعال والاستجابة بشكل مناسب.

خطوات

الطريقة الأولى من 3: الرد على الرسائل النصية

استخدم اللغة اليومية عند إرسال الرسائل النصية. يمكن إجراء البريد الإلكتروني والمراسلات وحتى الدردشة وجهاً لوجه بطريقة أكثر رسمية.نظرًا لطبيعة الرسائل النصية القصيرة والمحدودة ، يعد استخدام لغة أكثر استرخاءً أمرًا مناسبًا وينقل رسالة مفادها أن المحادثة أكثر شخصية.
- على سبيل المثال ، يمكنك استخدام "b" بدلاً من "أنت" لتوفير مساحة وإرسال رسالة بشكل أسرع والتعبير عن نغمة مريحة.
- عادة ما تكون قواعد الترقيم أكثر راحة في الرسائل النصية. على سبيل المثال ، يمكن للقاعدة الإلزامية للفواصل أن تجعل المحادثة تبدو مفجعة ورسمية.
- لا تفترض دائمًا أن الرسائل النصية على ما يرام ، ولكن إذا كان الشخص الآخر يستخدم اللغة اليومية ، فاستجب له لمساعدته على الاسترخاء.
اطرح أسئلة مفتوحة لتطوير المحادثة. إذا كنت ترغب في استمرار الدردشة النصية ، فإن طرح أسئلة مفتوحة يساعد الشخص الآخر على التحدث أكثر والتعبير عن آرائه حول موضوع ما. طرح الأسئلة التي تقدم إجابة موجزة بنعم أو لا سيجعل المحادثة مملة.
- على سبيل المثال ، إذا كنت تتحدث إلى شخص ما عن عملك ، فقد تسأل ، "ما هو شعورك حيال مشروع جديد؟"
- إذا كنت تريد معرفة المزيد عن أفكار شخص ما حول موضوع ما ، فحاول إرساله في رسالة نصية مثل ، "أنا أتفق معك ، ولكن لماذا تعتقد ذلك؟"
تجنب إرسال ردود قاسية أو من كلمة واحدة. يجب أن تكون الرسائل النصية قصيرة نسبيًا ، لكن الرد السريع أو السريع يمكن أن ينقل رسالة مفادها أنك غاضب أو مستاء من الشخص. إذا كنت ترد على رسالة شخص ما ، فأرسل إليه ردًا مفيدًا يحتوي على جملة أو جملتين على الأقل.
- في بعض الأحيان يكون من المقبول تمامًا الإجابة بـ "موافق" إذا كان ذلك منطقيًا في السياق. ومع ذلك ، تجنب إرسال كلمة "K" مرة أخرى ، لأنها تبدو أكثر برودة ووقاحة.
النصيحة: إذا كنت عادة تعطي إجابات قصيرة ، يمكنك الاستمرار في القيام بذلك.
استخدم علامات الترقيم والرموز التعبيرية للتعبير عن النبرة. بسبب الطبيعة الموضوعية للرسائل النصية ، يمكن للناس فهم النبرة أو العواطف من خلال لغة موجزة. يمكنك توصيل أفكارك بوضوح باستخدام علامات الترقيم والرموز التعبيرية إذا كانت رسالتك تبدو غامضة.
- على سبيل المثال ، يمكنك الرد ، "أعلم ، شكرًا. :) "فلن يشعر النص كما لو كنت منزعجًا أو مفاجئًا تجاه الشخص.
- في بعض الأحيان ، يؤدي استخدام النقاط إلى الشعور وكأنك غاضب. على سبيل المثال ، من المريح أكثر أن تقول "لا ، ليس هناك" بدلاً من قول "لا. ليس لديه".
راجع الرسالة قبل إرسالها. قبل إرسال الرسالة ، يجب عليك التحقق بسرعة. تحقق من الأخطاء الإملائية ، وتأكد من أنك تنقل الرسالة الصحيحة وتستخدم النغمة الصحيحة.
- بمجرد إرسال الرسالة ، لا يمكنك استردادها! لذلك من الأفضل إجراء فحص سريع قبل الإرسال.
لا ترسل الدفعة التالية من الرسائل. يمكن أن تزعج دفعات الإشعارات وسلاسل الرسائل النصية الآخرين وتحبطهم. أرسل ردًا يتضمن كل ما تريد قوله ، بدلاً من إرسال الكثير من الرسائل القصيرة.
- من الطبيعي أيضًا إرسال نص إضافي إذا نسيت رأيك أو كنت بحاجة إلى توضيح شيء ما.
- إذا لم يرد شخص ما على رسالتين متتاليتين ، فمن المحتمل أنه لا يريد التحدث إليك أو أنه ليس على الهاتف. في كلتا الحالتين ، يجب أن تمنحهم الوقت والمساحة للرد.
اطلب مكالمة هاتفية إذا أصبحت المحادثة معقدة للغاية بالنسبة للرسائل النصية. يجب أن تكون الرسائل النصية قصيرة وموجزة. إذا بدأت الدردشة النصية تصبح خرقاء للغاية لدرجة أنه لا يمكنك التعبير عن أفكارك بشكل صحيح ، فاسأل عما إذا كان الشخص يمكنه الاتصال بك حتى تتمكن من التحدث بالتفصيل أو مناقشة أفكارك بشكل صحيح. بيان الأطروحة الكامل.
- جرب إرسال رسالة نصية كهذه ، "سيكون من الأسهل الشرح عبر الهاتف. هل يمكنك الاتصال بي ، شكرًا لك! "
الإعلانات

الطريقة 2 من 3: الدردشة مباشرة مع شخص ما

استمع جيدًا عندما يتحدث إليك شخص ما. عندما يتحدث إليك شخص ما ، قم بالاتصال بالعين وانتبه لما يقوله. هذا يدل على أنك تستمع وتفهم ما يقولونه.
- انتبه تمامًا للمتحدث حتى يشعر بالراحة في التحدث إليك.
- انحن أكثر أو اسأل شريكك عما إذا كان بإمكانك الانتقال إلى مكان أكثر هدوءًا إذا وجدت صعوبة في السماع بوضوح.
انتبه إلى الإشارات غير اللفظية من المتحدث. يمكن أن تنقل لغة الجسد أكثر من مجرد كلمات الشخص. أثناء حديث شخص ما ، راقب لغة جسده لترى كيف يجب أن ترد.
- على سبيل المثال ، إذا ظل شخص ما ينظر حوله أو يدير أقدامه ذهابًا وإيابًا ، فقد يكون قلقًا أو خائفًا. اسألهم عما إذا كانوا بخير بدلاً من الرد على ما يقولونه.
- يجب عليك أيضًا الاستماع إلى الطريقة التي يتحدثون بها. إذا تحدثوا بصوت عالٍ أو مسيء ، فمن المحتمل أن يكونوا مستائين أو غاضبين من المحادثة. ستحتاج إلى نهج مختلف عند الاستجابة لتجنب المزيد من التوتر.
تجنب الرد أثناء حديث شخص ما. إذا كنت متحمسًا جدًا أو متحمسًا للإجابة قبل أن ينتهي شخص ما من الحديث ، فسوف يلاحظ ذلك وقد ينزعج. انتظر حتى ينتهوا من الحديث وتسمع كل ما يريدون قوله قبل إعطاء أي رد.
- سيكون من الوقاحة أن تتدخل في أفكارك بينما يتحدث شخص آخر.
النصيحة: استمع وتذكر النقاط الرئيسية التي تخطط للرد عليها أثناء حديث شخص ما ، لكن لا تتجاهل ما يقوله بعد ذلك حتى تتمكن من تقديم إجابات أذكى أو أسرع. بسرعة.
انتظر حتى ينتهوا من الكلام قبل أن تتحدث. عندما تتحدث إلى شخص ما ، دعه يكمل أفكاره قبل الرد. بهذه الطريقة ، ستعرف جميع الحقائق والمعلومات التي يريدون نقلها حتى تتمكن من تقديم إجابات ثاقبة وثاقبة.
- يضيف الأشخاص أحيانًا المزيد من المعلومات بعد الانتهاء من التحدث. على سبيل المثال ، قد يقولون ، "انتظر ، لقد نسيت أن أقول هذا." دعهم يقولون كل ما يريدون قوله.
فكر في الرد حتى تتمكن من التحدث بثقة. قبل الرد ، توقف لحظة للنظر في جميع المعلومات التي تعرفها بالفعل. إذا أعطيت إجابة خارج الموضوع ، فسيعتقد الشخص الآخر أنك لم تكن تستمع حقًا إلى ما قاله.
- إن قضاء بعض الوقت في التفكير في كيفية الاستجابة يضمن أيضًا أن تقدم استجابة ذكية.
اطرح أسئلة إذا كنت بحاجة إلى شرح أو مزيد من المعلومات. إذا لم تستطع سماع أو فهم ما يقوله شخص ما ، فلا تحاول الرد بسوء الفهم أو سوء الفهم. اسألهم عما قالوه أو ما قصدوه حتى تتمكن من الرد وفقًا لذلك.
- إذا كنت غير متأكد من نوايا شخص ما أو تريد منه أن يشرح معناها الحقيقي قبل الرد ، اطرح سؤالاً مفتوحًا ، "ماذا تقصد؟"
- لا بأس أن تسأل شخصًا ما مرة أخرى إذا كنت لا تسمع ما قاله أو تفهمه تمامًا.
تحدث بشكل مباشر وواضح عند الرد. بعد أن تزن المعلومات التي تحصل عليها وتفكر فيما تريد قوله ، تحدث بوضوح وثقة. لا تستخدم لغة غامضة أو متضاربة لتظهر بشكل أسرع أو أكثر ذكاءً. يقدر الناس الحقيقة ، لذا قدم ملاحظات صادقة لإظهار اهتمامك بهم وتفهمهم.
- تأكد من اهتمامهم حتى لا تضطر إلى تكراره.
- اعرف ما إذا كان شخص آخر يريد التحدث ومنحه فرصة للتحدث.
- دع الشخص الآخر يرد على ما قلته. لا تترك المحادثة أو تنهيها لأن لديك فرصة للتحدث.
استعد عندما يعترض شخص ما. حتى إذا كنت قد فكرت في ما تريد قوله ، فهناك دائمًا احتمال أن يعترض شخص ما على كلماتك. هذا جيد أيضًا! كن مستعدًا في حالة ما إذا جادل شخص ما أو حاول النظر إلى ما تقوله باحتقار.
- ابق هادئًا ولا تغضب إذا حاول أحدهم استفزازك.
- دع الآخرين يؤكدون معتقداتهم وآرائهم. لا تحاول إجبارهم على قبول وجهة نظرك.
الإعلانات

الطريقة الثالثة من 3: إرسال بريد إلكتروني للرد

الرد على رسائل البريد الإلكتروني في غضون 48 ساعة. يعد الرد على رسائل البريد الإلكتروني في الوقت المحدد أمرًا مهمًا لإظهار اللباقة والاحتراف.لا تحتاج إلى الرد على الفور ، ولكن يجب عليك الرد في غضون يومين على الأقل.
- سواء كان البريد الإلكتروني غير ذي صلة بك أو عن طريق الخطأ ، قم بالرد على المرسل حتى يعرف أنه أرسل الشخص الخطأ.
استخدم تحية احترافية في رسالة الرد الإلكترونية. غالبًا ما يكون البريد الإلكتروني أكثر رسمية من الرسائل النصية أو المكالمات الهاتفية. أجب بـ "مرحبًا" أو "مرحبًا" أمام اسم الشخص لبدء البريد الإلكتروني بشكل صحيح.
- إذا كان لدى الشخص الذي ترد عليه تفضيلًا معينًا للتحية أو يريد منك الاتصال به بالاسم ، فافعل ما هو مطلوب. على سبيل المثال ، إذا أرادوا مناداتهم باسم قصير ، مثل "Bob" بدلاً من "Robert" ، فاستخدم هذا الاسم المحدد.
قلل من استخدام علامات التعجب. يجب أن تحتوي رسالة الرد الإلكترونية على قواعد النحو والتهجئة وعلامات الترقيم الصحيحة. ومع ذلك ، فإن استخدام الكثير من علامات التعجب قد يجعلك تبدو غير صادق أو عدواني بشكل مفرط. تجنب استخدامها ما لم يكن ذلك مناسبًا.
- تعد علامات التعجب طريقة رائعة لتهنئة شخص ما أو التعبير عن الإثارة ، ولكن في حالة إساءة استخدامها ، فإنها ستكون غير فعالة.
تجنب الخطوط التي يصعب رؤيتها عند إرسال رسائل البريد الإلكتروني. اختر خطًا أساسيًا لجعل بريدك الإلكتروني يبدو احترافيًا. لا تستخدم خطًا ملونًا أو محرفًا مثل Comic Sans عند إرسال رسائل بريد إلكتروني للتعليقات.
- الاختيار الأساسي هو حجم 10 أو 12 للخط Arial أو Times New Roman.
انتبه إلى المستلم في رسالة الرد الإلكترونية. في بعض الأحيان ، من المفيد تضمين شخص آخر في الرد حتى تتمكن من تضمينه في المناقشة. ومع ذلك ، فإن إرساله إلى مستشار أو زميل غير ذي صلة سوف يزعج أو يغضب الشخص الذي تستجيب له.
- إذا كنت بحاجة إلى تضمين شخص آخر في البريد الإلكتروني ، فاستخدم ميزة "BCC" ، والتي تعني إرسال رسائل بريد إلكتروني إلى العديد من الأشخاص ولكن سيتم الاحتفاظ بسرية المعلومات المتعلقة بهؤلاء الأشخاص.
حدد من تريد الرد عليه في بريد إلكتروني جماعي. إذا كان الرد على كل فرد في المجموعة هو الرد الصحيح ، فاختر "الرد على الكل" عند إعادته. ومع ذلك ، إذا كنت بحاجة إلى سؤال أو توضيح موضوع معين أو مشكلة مع شخص ما ، فأرسله مباشرة إلى هذا الشخص.
- إذا كانت هناك مجموعة كبيرة من الأشخاص في رسالة بريد إلكتروني ولكنك تحتاج فقط إلى الرد على عدد قليل من الأشخاص ، ما عليك سوى اختيار الرد على هؤلاء الأشخاص.
تجنب إرسال بريد إلكتروني شكر ما لم يكن ذلك ضروريًا. لن يكون من الضروري إرسال بريد إلكتروني مختصر لا يكون مفيدًا للمحادثة. ما لم يطلب منك المرسل تأكيد استلامك للبريد الإلكتروني وفهمك له ، فإن إرسال رسائل "شكرًا لك" سيكون غير ضروري ومزعج.
النصيحة: إذا أرسل إليك شخص ما رسالة "تمت مشاهدتها" ، فأكد أنك تلقيت البريد الإلكتروني بالنقر فوق الرسالة لإرسال إشعار إليه.
اقرأ البريد الإلكتروني مرة أخرى وتحقق من المستلم قبل الإرسال. يمكن أن تجعل الأخطاء الإملائية أو النحوية بريدك الإلكتروني يبدو غير احترافي. قبل الإرسال ، خذ دقيقة لإعادة قراءة الرد. تحقق من صحة الإملاء والنحو وتأكد من أنك ترسل الشخص المناسب.
- لا تعتمد على التدقيق الإملائي للعثور على جميع الأخطاء!
- حاول قراءة البريد الإلكتروني بصوت عالٍ قبل إرساله حتى تتمكن من سماع المحتوى بوضوح.
- غالبًا ما تملأ تطبيقات أو برامج البريد الإلكتروني عناوين البريد الإلكتروني تلقائيًا أثناء كتابتك في حقول بيانات المستلم ، مما قد يتسبب في إرسال رسائل بريد إلكتروني بطريق الخطأ إلى الشخص الخطأ.
الإعلانات