مؤلف:
Monica Porter
تاريخ الخلق:
21 مارس 2021
تاريخ التحديث:
3 تموز 2024
المحتوى
إذا كنت تريد أن يقوم شخص ما برعاية الحدث أو العمل الذي تقوم به ، يجب عليك كتابة خطاب رعاية مفتوح. يجب ألا تقنع رسالتك الراعي بأن ما تفعله يستحق التبرع فحسب ، بل يجب أيضًا أن توضح بوضوح الفوائد التي سيحصل عليها المتبرع. إن خطاب الرعاية المعقول هو العامل الرئيسي في تقرير ما إذا كان يمكنك التقدم بطلب للحصول على تمويل أو يتم تجاهلك تمامًا.
خطوات
جزء 1 من 3: التحضير لمنحة
حدد أهدافك بوضوح. على وجه التحديد ، ما الذي تأمل أن تحصل عليه من خطاب الرعاية الخاص بك؟ ماذا تريد التباهي؟ ما النشاط الذي تحتاجه للتمويل ولماذا هو مهم؟ قبل كتابة خطاب رعاية ، تحتاج إلى معرفة إجابات الأسئلة أعلاه.
- يجب أن تكون عروض الرعاية واضحة ومركزة. خطاب مفتوح غير واضح أو لست متأكدًا مما تحتاجه أو لماذا لن تسفر عن نتائج جيدة.
- افهم لماذا يجب أن تحقق هدفك. يكون لخطاب الرعاية فرصة أكبر للنجاح إذا كان له معنى معين. أقنع الراعي الخاص بك لماذا من المجدي المساهمة بأمواله أو بوقته. على سبيل المثال ، يمكنك إخبارهم بقصة حول كيف يمكن للحدث أن يساعد فردًا أو مجتمعًا.
قم بعمل قائمة بالرعاة. من منهم سيكون قادرًا على دعم حدثك؟ ربما سيساعدك صاحب العمل لسبب شخصي. أو ربما تكون هناك منظمة غير ربحية تدعم أنشطة مماثلة. من قام برعاية مثل هذه الأحداث؟ أنت بحاجة إلى التعلم بعناية.- تذكر تضمين الأفراد أو الشركات الذين لديهم علاقة شخصية معك أو بزملائك. لا تقلل أبدًا من العلاقات الشخصية.
- لا تغفل الأعمال الصغيرة. من المحتمل أنهم سيكونون سعداء للمساعدة أيضًا. تذكر أن تؤكد على المكان الذي ستستضيف فيه الحدث. غالبًا ما ترغب الشركات المحلية في الحفاظ على العلاقات مع الأشخاص هناك لأن هذا يمنحهم العديد من الفوائد.
- إذا كنت تعمل ضمن فريق ، فقم بتقسيم قائمة الرعاة بالتساوي لكل عضو في الفريق ليكون مسؤولاً عن الاتصال بهم.
كن متأكدا مما تريد. هناك العديد من الطرق المختلفة للرعاية. قبل أن تكتب خطابًا ، يجب أن تتأكد مما تريد.- المساعدة النقدية أو التبرع كلاهما ممكن. تعني المساعدة في التبرع أن الشركة ستمنح المنتجات أو الإمدادات أو تقدم أحيانًا خدمات يمكن استخدامها في الحدث بدلاً من النقد.
- ربما تكون على استعداد لقبول المساعدة في الموارد البشرية بدلاً من المنتجات. مهما كان الغرض ، يجب أن تكون واضحًا بشأن ما تريد.
تأكد من ما تنصح به. عادة ما تسمح خطابات الرعاية للمستلمين بالاختيار بين مستويات التمويل المختلفة. يسمح هذا للشركات الصغيرة التي ليس لديها ميزانية بقدر ما يمكن للشركات الكبيرة المشاركة.- حدد مستويات التمويل.يجب أن تحدد بوضوح الفوائد المختلفة التي يمكن تحقيقها مع كل مستوى من مستويات التمويل. أولئك الذين يعطون أكثر يجب أن يحصلوا على المزيد في المقابل.
- إعلانات البانر ، والإعلانات العامة حول معلومات الشركة أو الراعي ، وشعارات الشركة التي تظهر على موقع الويب الخاص بك أو في البرامج الإعلانية هي مجرد أمثلة قليلة للفوائد التي يمكنك تقديمها.
حدد اسم الشخص الذي سيتلقى الرسالة. لا تقم بتضمين المستلمين بشكل عام مثل "للمهتمين". هذا يبدو سطحيًا بعض الشيء.
- عادة ما يكون الشخص الذي تحتاج إلى إرساله هو مدير الموارد البشرية أو كبير مسؤولي التشغيل. يجب عليك الاتصال بالشركة مباشرة أو معرفة ذلك على الموقع الإلكتروني لمعرفة المسؤول عن الرعاية. لا تخمن! يجب توجيه خطاب الرعاية إلى الأشخاص المناسبين لتحقيق النجاح. تعرف على كيفية كتابة الاسم الدقيق بالإضافة إلى موقع الشخص المراد إرساله.
- يجب عليك أيضًا معرفة ما إذا كانت الشركة أو المؤسسة لديها سياسة خيرية حتى لا تضطر إلى إضاعة الوقت ويمكن أن تربط طلبك بسياستها.
جزء 2 من 3: فهم البنية
دعنا ندرس بعض فرص الرعاية. يمكنك بسهولة العثور على العديد من أشكال خطابات الرعاية عبر الإنترنت. بعضها يتطلب رسومًا ، لكن معظمها مجاني. يجب أن تقرأ الحروف ذات التنسيق والمحتوى الصحيحين.
- ومع ذلك ، لا تكرر نموذج الرسالة. تحتاج إلى تعديل رسالتك لجعلها أقل جمودًا وأكثر خصوصية.
- على سبيل المثال ، إذا كنت تعلم أن الرئيس التنفيذي للشركة لديه صلة شخصية بأهدافك. يمكنك تخصيص رسالتك لهذا الشخص. كن على علم بالشركة أو الشخص الذي تتقدم له وصمم الرسالة لتناسب كل شخص.
اختر الصياغة الصحيحة. هذا سوف يعتمد على من هو المستلم. ومع ذلك ، يجب أن تكون دائمًا محترفًا ولا تستخدم التعبير العامي بشكل مفرط.
- يرجى الكتابة كتابة مع شعارك واسم مؤسستك جاهزًا. هذا سيجعل طلبك يبدو أكثر احترافية. إذا كنت تتقدم بطلب للحصول على تمويل ذاتي ، فلا يزال بإمكانك إنشاء قالب خطاب احترافي خاص بك مع طباعة اسمك في الأعلى.
- إذا كنت تكتب إلى شركة أو منظمة أخرى ، فاكتب بشكل رسمي قدر الإمكان. إذا كنت تكتب إلى أحد أفراد أسرتك أو صديقك ، فيمكنك استخدام نهج غير رسمي أكثر ولكن لا تزال غير عامية للغاية لأنه يظهر أنك لا تحترم المستلم. لذلك ، فإن كتابة بريد إلكتروني بأسلوب غير رسمي لا ينتج عنه غالبًا النتائج المتوقعة في كلتا الحالتين.
من فضلك استخدم قوالب خطابات الأعمال القياسية. غالبًا ما يستخدم خطاب المطالبة النموذجي نفس القالب مثل خطابات العمل. استخدم القالب الصحيح إذا كنت لا تريد أن تبدو رسالتك غير مهنية.
- ابدأ الخطاب بالتاريخ متبوعًا باسم الراعي وعنوانه.
- ثم ضع مسافة بين السطور وابدأ التحية بـ: عزيزي (اسم المستلم) مصحوبة بفاصلة.
- اختصر. من الناحية المثالية ، يجب أن يكون خطاب الرعاية بطول صفحة واحدة تقريبًا. غالبًا ما لا يتوفر للناس الوقت الكافي لقراءة المزيد. سيقضي معظم المتبرعين حوالي "دقيقة" فقط على رسالتك. لذلك يجب ألا تكتب باختصار فحسب ، بل يجب أيضًا أن تكتب محتوى واضحًا وواضحًا.
- الرجاء ارسال البريد عن طريق البريد. غالبًا ما يجعلهم استخدام البريد الإلكتروني للتقدم بطلب للرعاية يشعرون أنك لا توليه كثيرًا من الاهتمام.
أنهي الخطاب بشكر. في نهاية الرسالة ، يجب أن تشكر المستلم على اهتمامه. تأكد من تحديد خط وترك مساحة كافية للتوقيع.
- قم بإنهاء رسالتك بتأييد احترافي ، على سبيل المثال: مع خالص التقدير ، متبوعًا باسمك ولقبك وتوقيعك بخط اليد.
- يرجى إرفاق المستندات المطلوبة. ربما ترغب في تضمين الكتيبات المطبوعة مسبقًا مع خطاب الرعاية الخاص بك لإعطائك تفاصيل عن الحدث أو الشركة الخاصة بك. سيؤدي ذلك إلى زيادة مستوى الثقة وجعل العمل أكثر راحة في دعمك.
- وبالمثل ، إذا وصلت منظمتك إلى الصحيفة ، فيمكنك إرفاقها لدعم عملك.
جزء 3 من 3: المحتوى الكامل
يجب إعداد المقدمة جيدًا. في بداية الخطاب ، يجب أن تقدم نفسك أو شركتك أو مناسبتك على وجه التحديد. لا ترن. يحتاج المستلم إلى معرفة المشكلة الصحيحة من البداية.
- لا تفترض أنهم يعرفون من أنت أو ما تفعله مؤسستك. يرجى شرح كل شيء بوضوح. ابدأ بمعلومات حول الشركة (إذا كان خطاب اهتمام مفتوح) أو معلومات شخصية (إذا كان خطاب رعاية لنفسك). على سبيل المثال ، منظمة ABC هي منظمة غير ربحية تهدف إلى ... إلخ.
- لقد جاء التأكيد على بعض الإنجازات ليُظهر أن رعاية عملك لن يجلب أي مخاطر. كن واضحًا ومحددًا بشأن كيفية استخدامك للمال.
- في الفقرة الثانية أو الأولى ، تحتاج إلى ذكر طلبك مباشرة وشرح سبب حاجتك إليه.
حدد الفوائد. لرعايتك ، تحتاج الشركة أو الفرد إلى رؤية الفوائد التي سيحصلون عليها من ذلك. لذا في الجزء الأوسط من الرسالة ، سلط الضوء على الفوائد التي تعود على المحسنين.
- على سبيل المثال ، إذا جذب الراعي انتباه الجمهور من خلال تلك الحادثة ، اشرح بالتفصيل والتفاصيل: هل سيتم تصوير الحدث على التلفزيون؟ كم شخص سيحضر؟ هل يوجد ضيوف كبار الشخصيات؟ إذا كانت الشركات الأخرى ذات السمعة الطيبة أو منافسوها يرعون الحدث الخاص بك ، فاذكر ذلك.
- يرجى السماح باختيار الراعي الخاص بك. سيكونون سعداء إذا كانت هناك خيارات مختلفة تناسب احتياجاتهم وميزانيتهم.
اقنعهم بالدليل الحقيقي. على سبيل المثال ، بعض الأرقام المحددة للزوار أو الإحصائيات حول عدد الأشخاص الذين يمكنهم الوصول إليهم.
- ولا تنس العوامل التي يمكن أن تثير تعاطفهم - على سبيل المثال إعطاء قصة عن فرد يحصل على المساعدة إذا كان بإمكانه أن يكون موجزًا (في جملة أو جملتين) ، فهذا سيفعل مؤثر جدا.
- اشرح كيف يمكنك جعل متبرعك معروفًا من خلال رعايته. ربما سيكون لديهم مساحة خالية لكشك الحدث الخاص بك والتي تستحق مبلغ الرعاية.
- قدم المعلومات اللازمة في اتفاقية الرعاية التي يحتاجون إلى اتخاذ قرار بشأنها. لا تنس تضمين معلومات الاتصال الخاصة بك. يمكنك أيضًا تضمين عنوانك الشخصي والمغلفات المختومة مسبقًا حتى يتمكنوا من الرد بسهولة أكبر. لا تنسَ تضمين التاريخ الذي تحتاج فيه إلى تلقي إجابة.
- اسأل الراعي عن الطريقة التي يرغبون في ترقيتها. على سبيل المثال ، كيف ستظهر أسمائهم أو شركاتهم أو هل يريدون أن يُعرفوا؟ قدم بعض الاقتراحات ، لكن لا تعترف بها على الإطلاق. من فضلك إسأل!
يوفر معلومات أساسية عن الحدث الخاص بك. يجب عليك تزويدهم بمعلومات محددة تفيد مؤسستك أو فردك.
- على سبيل المثال ، إذا كنت تكتب رسالة تبرع للمؤسسة الخيرية ، فشرح المعلومات الأساسية حول المؤسسة الخيرية ، مثل وقت تأسيسها ، ومن هو القائد ، تستجيب. والجوائز والمكافآت التي حصل عليها الصندوق.
- اثبت ذلك ، ليس مجرد كلمات. لا تخبرهم فقط بأن مؤسستك أو فعاليتك جيدة وتستحق التفكير. اقنعهم من خلال دليل ملموس يوضح مدى جودة منظمتك أو حدثك ولماذا. عادةً ما يكون الدليل الملموس أكثر إقناعًا.
من فضلك تعال إلى المكان. إن مجرد إرسال خطاب واحد ليس هو أفضل طريقة لتطوير العلاقة. على الرغم من أن الرسالة المفتوحة لطلب الرعاية ليست فكرة سيئة ، إلا أن الذهاب شخصيًا لا يزال طريقة أكثر ذكاءً للتصرف.
- يمكنك الاتصال أو شخصيًا إذا لم تتلق أي رد خلال 10 أيام. ومع ذلك ، ضع في اعتبارك أن المديرين التنفيذيين في الشركات مشغولون للغاية ويمكن أن يكون ذلك محبطًا.لذلك يجب عليك تحديد موعد أو الاتصال مسبقًا.
- تأكد من توصيل توقعاتك لمشروعك. تجنب ذكر الأشياء السلبية. لا تجعلهم يعتقدون أنك تتوسل أو تحاول جرهم إلى علاقة محفوفة بالمخاطر.
- إذا كانت الإجابة "ربما" ، فلا تخف من المحاولة مرة أخرى. فقط لا تزعجهم على الفور أو كثيرًا ، فهذا سيجعلهم غير مرتاحين.
- أبدا الإفراط في الثقة. لا تفترض أنهم سيحددون موعدك أو يرعونك. اشكرهم على تفكيرهم
- لا تنس أن تشكرهم إذا حصلت على رعاية.
التدقيق اللغوي. قد تفقد فرصك في الحصول على تمويل إذا لم تقم بمراجعة الخطاب المفتوح بعناية. تبدو الرسائل المليئة بالأخطاء الإملائية أو النحوية غير مهنية. بالإضافة إلى ذلك ، لماذا يريد أي شخص أن يتماشى اسمه مع هذا الافتقار إلى الاحتراف؟
- تحقق من علامات الترقيم. كثير من الناس لا يعرفون كيفية استخدام الفواصل أو الفواصل العليا بشكل صحيح. تلعب هذه الأشياء الصغيرة أيضًا دورًا مهمًا جدًا.
- اطبع نسخة من رسالتك واقرأها مرارًا وتكرارًا على مدار ساعات قليلة. في بعض الأحيان ، تكون عيناك على دراية بالمحتوى عبر الإنترنت بحيث يسهل عليك تجاهل الأخطاء الإملائية الأساسية عند القراءة على جهاز الكمبيوتر.
- تأكد من إرسالها في مظروف مخصص للأعمال.
- هنا مثال: الإعلانات
عنوان: _________ _________________ _________________
السيد العزيز والسيدة: _______،
لقد دُعيت مؤخرًا للمشاركة في الجولة التمهيدية لمسابقة ملكة جمال الولايات الأمريكية. وفي جولة الفحص التمهيدي ، ستتاح لي الفرصة ليتم اختياري كممثل للدولة للمشاركة في مسابقة ملكة جمال الولايات الأمريكية.
سأكون ممتنًا جدًا إذا أمكنك المساعدة في رعايتي في مسابقة ملكة جمال كولورادو. ستضم المسابقة حوالي 20-50 متسابقًا. سيتم بث هذا الحدث على قناة محلية بحوالي 200000 - 300000 متفرج وستظهر أسماء جميع رعاتي أثناء الأداء وكذلك على الموقع الرسمي للمسابقة.
هناك مستويات مختلفة من التمويل. يمكنك اختيار أحد الخيارات أدناه لمساعدتي.
$ ____ - اسمك ومعلوماتك وشعارك
____ $ - اسمك ومعلوماتك
$ ____ - اسمك وشعارك
____ $ - اسمك
إذا كنت مهتمًا بهذه الرعاية ، فيرجى الرد علي على ___________________.
أشكر بصدق.
تحياتي الحارة،
(إشارة)
الاسم الكامل
النصيحة
- لا تعطي أوامر. اسأل بأدب.
- ابحث عن واحد شخص الاتصال الأساسي بدلا من سكرتير أو طرف ثالث.
- ما لم يكن خط يدك لطيفًا جدًا ، اكتب. سيبدو هذا أكثر احترافية.
- اطبع الخطاب على ورق عالي الجودة
- غالبًا ما تحصل الشركات على الكثير من عروض الرعاية لأحداث مختلفة ، لذا تأكد من إعطائها سبب كون هذه الشركة الراعي الأنسب للحدث. دعواك.
- يرجى تضمين نموذج رعاية للأعمال التجارية لملئه.
