المحتوى

• خطوات
• طريقة 1 من 2: قبل أن تبدأ
• الطريقة 2 من 2: تأليف خطاب
• نصائح
• تحذيرات
• المصادر والروابط

إذا لم تكن قد كتبت خطاب توصية من قبل ، فقد تبدو العملية شاقة بعض الشيء. لحسن الحظ ، تحتوي جميع خطابات التوصية على عناصر مشتركة يمكنك إتقانها بسهولة. اقرأ المقال واتقن الأساسيات.

خطوات

طريقة 1 من 2: قبل أن تبدأ

1. 1 الغرض من التوصية. حدد نوع التوصية - هل هي لمؤسسة تعليمية أم للعمل أم لمنصب تطوعي أم خصائص أم شخصية؟ يجب أن تكون الرسالة موجهة نحو هذه الأهداف.
   • على سبيل المثال ، إذا كان الخطاب مخصصًا للتقدم لوظيفة ، فيجب أن يميز الموظف ويركز على صفاته التجارية.
2. 2 تحقق من الموقف. إذا أمكن ، احصل على نسخة من الوصف الوظيفي وتحدث إلى الشخص الذي ستوصي به. إذا كنت تعرف مستلم الرسالة ، يمكنك التحدث معه أيضًا.
   • كلما زادت معرفتك بالمنصب ، زادت دقة قدرتك على صياغة خطاب وتلبية احتياجات كلا الطرفين.
3. 3 اسأل الشخص الذي توصي به. ناقش معه أهدافه والوظيفة التي يدعي شغلها. اجمع سيرة ذاتية وملاحظات قد تكون لديك عن هذا الشخص وأي معلومات أخرى ستساعدك عند كتابة رسالتك. أفضل التوصيات شاملة ومحددة ، لذا ستساعدك هذه المعلومات كثيرًا.
   • من خلال كتابة خطاب توصية ، فإنك تعرض سمعتك للخطر. إذا كنت لا تعرف الشخص جيدًا أو لا يمكنك تزكيته ، فعليك رفض طلبه.

الطريقة 2 من 2: تأليف خطاب

1. 1 استخدم تنسيق خطاب قياسي. الخطاب المرجعي هو جزء من المراسلات التجارية ويتبع نفس القواعد والمبادئ التوجيهية العامة.
   • في الزاوية اليمنى العليا ، اكتب عنوانك والتاريخ بالكلمات.
   • أدناه على اليسار ، أدخل اسم وعنوان المستلم (إذا كان معروفًا).
   • ابدأ رسالتك برسالة عمل رسمية. فمثلا:
   • عزيزي السيد سميرنوف
   • السادة الأعزاء (إذا كنتم لا تعرفون اسم المستلم)
2. 2 اكتب خطاب توصية. بادئ ذي بدء ، اكتب ملخصًا لتوصيتك ، وكيف التقيت بها ، ومدى معرفتك بالشخص. قم أيضًا بتضمين مؤهلاتك الخاصة. إذا علم مستلم الخطاب أنك رئيس القسم ولست صديقًا للمرشح ، فستحمل التوصية وزناً أكبر.
   • على سبيل المثال ، "يسعدني أن أوصي ميخائيل لمنصب مدير التطوير في ABV. بصفتي نائبًا لرئيس قسم التطوير ، كان ميخائيل في تابعي من عام 2009 إلى عام 2012. لقد عملنا معًا في العديد من المشاريع ، وخلال هذا الوقت كنت تعرفت عليه بشكل جيد بما فيه الكفاية ".
3. 3 صف مؤهلات المرشح على وجه التحديد مع أمثلة.
   • على سبيل المثال ، لا تكتب: "ميخائيل يقوم بعمل رائع ويجعل الحياة أسهل للجميع". من الأفضل كتابة هذا: "قام ميخائيل بتحسين بنية قاعدة البيانات ودمجها مع النظام الجديد. لقد أدى نهجه الشخصي في العمل المنجز والحلول المبتكرة إلى تحسين إنتاجية قسمنا بشكل كبير. لقد كان موقفه تجاه تنفيذ المهام مهنيًا دائمًا ، ونال عن حق احترام فريق العمل وعملائنا ".
4. 4 قارن. تمكّن المقارنات المتلقي من فهم سبب تزكية شخص ما.
   • على سبيل المثال ، "حقق ميخائيل أفضل النتائج في المشروع الفني الذي رأيته في 8 سنوات من العمل في ABC."
5. 5 لا تبالغ. لا تضع مرشحًا على قاعدة التمثال. لا يبدو هذا الأمر قابلاً للتصديق فحسب ، بل إنه من المتوقع توقع أشياء مستحيلة من المرشح. إذا كان المرشح لديه كعب أخيل ، فلا تبالغ ، ولكن لا تخفيه أيضًا.
   • على سبيل المثال ، إذا كان من الصعب على ميخائيل التعليق على الكود ، فلا تكتب: "كانت أكبر نقاط ضعف ميخائيل أنه كان من المستحيل إجباره على كتابة شيء ما." بدلاً من ذلك ، اكتب: "لقد بذل مايكل جهدًا كبيرًا للتعليق على الرموز ، مما سهل الأمر على الموظفين والمستخدمين الآخرين". اكتب فقط مثل هذا إذا كان هذا صحيحًا!
6. 6 لا تجعل التوصية غامضة. يجب أن تكون الكتابة واضحة وواضحة ، مما سيظهر صحة توصيتك ويجعل الرسالة أكثر فعالية.
   • على سبيل المثال ، لا تقل ، "مايكل مؤهل جيدًا لشركتك أو منصبك وسيكون جزءًا مهمًا من الفريق." هذا النوع من الصياغة يمكن أن يعمل ضد مرشح. بدلاً من ذلك ، قل ، "يمتلك ميخائيل المهارات والإنجازات التي ستساعد مجلس الكنائس العالمي على تحقيق أهدافه".
7. 7 لا تكن قصيرا جدا. إذا رأى متلقي الرسالة ملاحظة صغيرة من فقرة أو فقرتين ، فسيعتبرها علامة على أنك إما لا تعرف المرشح جيدًا ، أو ليس لديك ما تقوله عنه. أيضًا ، لا تجعل التوصية موسعة للغاية ، فحاول إدراجها في صفحة واحدة.
8. 8 يجب أن تكون الرسالة نشطة. ابدأ كل فقرة بوصف جذاب لصفات المرشح أو شخصيته.
   • على سبيل المثال ، لا تقل ، "على مدار العامين الماضيين ، كنت سعيدًا بمشاهدة تطور موهبة ميخائيل." قل بدلاً من ذلك ، "نمت مهارات مايكل بسرعة خلال العامين الماضيين."
9. 9 أنهِ الخطاب بالإيجاب. قم بتأكيد توصيتك ، وإذا لزم الأمر ، قم بدعوة المستلم للاتصال بك.
   • على سبيل المثال ، قل: "أعتقد أن هذا هو السبب في أن مايكل سيكون إضافة رائعة لفريقك. إذا كانت لديك أي أسئلة ، فيمكنك الاتصال بي على جهات الاتصال المذكورة أعلاه."
10. 10 قم بإنهاء الرسالة والاشتراك.
    • بإخلاص،
    • أطيب التمنيات،
11. 11 احصل على تعليقات. إذا لم تكن متأكدًا من مهارات كتابة خطاب التوصية أو كانت رسالتك ذات أهمية خاصة للمرشح ، فاطلب من زميل يعرف المرشح أن يعلق على رسالتك. يعد خطاب التوصية جزءًا من سمعتك ، لذلك عليك التأكد من أنه بأفضل طريقة ممكنة.

نصائح

• إذا طلبت من مرشح أن يكتب لنفسه خطاب توصية ، ضع في اعتبارك أنه ليس كل شخص قادر على القيام بذلك. اقرأ الرسالة بعناية قبل التوقيع عليها.
• اكتب الحرف على جهاز الكمبيوتر الخاص بك.يبدو أكثر رسمية ولا يتعين على المستلم فك شفرة خط يدك.
• عندما تذكر مرشحًا لأول مرة في رسالة بريد إلكتروني ، قم بتضمين اسمه الكامل. ثم يمكنك استخدام الاسم الأول فقط أو الاسم الأخير وفقًا لتقديرك. الشيء الرئيسي هو أن تكون متسقًا.
• يجب أن تكون لهجة الرسالة عملية ومحددة.
• استخدم المجاملات والتعليقات الإيجابية ، لكن كن صريحًا.
• إذا كان عليك كتابة توصيتك الخاصة ، فكن صريحًا ومحددًا. اكتب كما لو كنت تكتب خطاب توصية لشخص آخر بصفاتك. اطلب من صديق أو زميل المساعدة والمشورة.

تحذيرات

• يجب أن يركز خطاب التوصية على المعرفة والمهارات والقدرات الأساسية للشخص. لا تضيع وقتك في إنشاء خطاب إيجابي بشكل خاص ، حيث يتم التغاضي عن هذا عادة.
• ضع في اعتبارك ما إذا كنت ستعطي نسخة من الرسالة إلى المرشح ، خاصة إذا كانت تحتوي على توبيخ. التوصية لها وزن أكبر إذا كان المتلقي يعرف أنها صريحة وليست مكتوبة لمدح المرشح.

المصادر والروابط

• جامعة واشنطن
• كتابة الرسائل بشكل جيد