المحتوى

• خطوات
• نصائح
• تحذيرات

من أجل التنظيم الصحيح للعمل في المكتب ، من المهم جدًا أن يكون لديك نظام فعال للمحاسبة وتخزين المستندات. بغض النظر عن عدد الأشخاص الذين يمكنهم الوصول إلى المستندات ، يجب تنظيم النظام بطريقة يمكن للجميع العثور على المستند المطلوب.إذا كان من الصعب استخدام نظام تسجيل المستندات وتخزينها ، فستبدأ في ترك جميع المستندات في متناول اليد خوفًا من فقدها في خزانة الملفات ، مما يؤدي إلى امتلاء مكتبك بأكوام من الأوراق.

خطوات

1. 1 اختر نظام الملفات. مهما كان الأمر ، أولاً وقبل كل شيء ، يجب أن يكون منطقيًا حتى تعرف الموقع الدقيق لكل مستند. الحلول الممكنة:
   • مرتب حسب الحروف الأبجدية. يعمل هذا النظام بشكل أفضل إذا كانت معظم مستنداتك تحتوي على أسماء عملاء أو مرضى أو عملاء.
   • الموضوع أو الفئات: يتم تنظيم معظم الأنظمة حسب الموضوع أو الفئة ، وتعمل بشكل رائع عندما يتم تنظيمها بشكل صحيح ، ولكنها مربكة للغاية عندما لا يتم تنظيمها بشكل صحيح.
   • مرقمة / ترتيبًا زمنيًا. يعمل هذا النظام بشكل أفضل مع المستندات المرقمة أو المؤرخة مثل أوامر الشراء أو الوصفات الطبية.
2. 2 استخدم المجلدات المعلقة في خزائن الملفات. المجلدات المعلقة غير قابلة للإزالة ، فهي بمثابة حوامل للأظرف التي ستخرجها من الصناديق.
3. 3 تنظيم المستندات في مجموعات في فئات. إذا كان ارتفاع المكدس أكثر من 5 سم ، قسّمه إلى فئات فرعية. إذا كان المكدس منخفضًا جدًا ، فجمعه مع مكدس آخر وأعد تسميته. يجب أن تسمح لك أسماء الحزم بتحديد أي منها تريد بسهولة إرسال مستند معين.
4. 4 ضع كل رزمة في مظروف ورقي وقم بوضع الملصق بوضوح. من الأفضل استخدام مجلدات مبوبة في المنتصف بدلاً من متداخلة لمنح مستنداتك مظهرًا أنظف.
5. 5 ضع المغلفات في مجلدات معلقة. بالنسبة لمعظم المستندات ، ستعمل المجلدات المعلقة العادية ، ولكن بالنسبة للمستندات السميكة أو المصنفة فرعيًا ، استخدم المجلدات المسطحة. يمكنك ترتيب المجلدات بأي ترتيب ، ولكن عادة ما يتم استخدام نظام أبجدي لهذا الغرض.
6. 6 قم بتسمية المجلدات المعلقة بنفس أسماء المغلفات. رتب جميع الألسنة البلاستيكية على الجانب الأيسر من المجلد إذا كنت لا تستخدم خزانة ملفات عمودية. في الحالة الأخيرة ، مع وجود المجلدات من اليسار إلى اليمين في درج مفتوح وليس من الأمام إلى الخلف ، ضع علامات التبويب على اليمين.
7. 7 يجب طي المجلدات الاحتياطية والمظاريف بالقرب من خزانة الملفات بحيث يمكنك دائمًا إضافة مجلد بسرعة عندما يكون لديك مستند في يديك لا ينتمي إلى المجلدات الموجودة. لا تستخدم المجلدات شديدة السُمك أو الرفيعة. تذكر تغيير أسماء المجلدات عند إعادة ترتيب المستندات.
8. 8 في نهاية العام ، قم بإزالة جميع المجلدات ، وقم بتسمية المجلدات الورقية الجديدة بنفس أسماء الفئات ، وضعها في خزانات الملفات. انتقل عبر المجلدات القديمة لنقل بعض المستندات التي تحتاجها إلى المجلدات الحالية ، ثم أرسل الباقي إلى الأرشيف.

نصائح

• قد ترغب في ترميز المجلدات بالألوان عن طريق طباعة علامات ملونة على جهاز الكمبيوتر الخاص بك لجعل خزانة الملفات تبدو أكثر إثارة للإعجاب. ولكن عندما تحتاج إلى إجراء تغييرات ، على سبيل المثال ، إضافة مجلد واحد ، يمكن أن تشعر بالإحباط عندما تجد أن المجلدات ذات اللون الصحيح تنفد ويجب عليك تسجيل المجلد يدويًا. البساطة هي أسلم شيء.

تحذيرات

• لا تقم أبدًا بإنشاء مكدس يسمى "Miscellaneous" ، وإلا فلن تقوم بتصنيف هذه المستندات أبدًا.
• بعد تنظيم نظام الملفات ، حافظ على النظام في خزانة الملفات. خصص وقتًا كل يوم لفرز المستندات وإزالتها من مكتبك. قاوم إغراء وضع سلة مستندات عميقة أعلى خزانة الملفات ، وإلا فسوف تملأها وينتهي بك الأمر بمخزن فوضوي.