المحتوى

• خطوات
• نصائح
• تحذيرات

في مجال الأعمال التجارية ، هناك مجالان رئيسيان يجب على المحاسب الاحتفاظ بها - حسابات القبض والذمم الدائنة. هذان اتجاهان ، أسماءهما تتحدث عن نفسها. إذا كان الأول مسؤولاً عن تلقي الأموال من بيع السلع والخدمات ، فإن الثاني مسؤول عن دفع ثمن السلع والخدمات اللازمة للعمل. ستعلمك هذه المقالة كيفية تتبع الحسابات المستحقة القبض ، على افتراض أن العميل قد تلقى بالفعل البضائع أو الخدمات وأن الفاتورة قد تم إرسالها أيضًا للدفع.

خطوات

1. 1 قم بإنشاء حساب منفصل لكل عميل في نظام المحاسبة الخاص بك. يمكنك استخدام برنامج Excel (Microsoft Excel) لحفظ السجلات الصغيرة. ومع ذلك ، إذا كان لديك حجم كبير من المعاملات ، فمن الأفضل استخدام برامج محاسبة خاصة مثل 1C و QuickBooks.
   • يجب أن يكون لديك معلومات عن الشركة: الاسم والشخص المسؤول عن الاتصال والعنوان ورقم الهاتف والفاكس.
   • أدخل المعلومات في النظام الإلكتروني عن طريق تخصيص رقم حساب أو رمز تعريف لهم.
   • عندما تبيع سلعًا أو خدمات لهذا العميل ، أدخل المعلومات في فاتورته.
   • احتفظ بالسجلات إلكترونيًا ، واحتفظ بنسخ ورقية إذا اقتضت السياسات المحاسبية ذلك.
2. 2 إنشاء تقرير بالأشخاص الذين لديهم ديون متأخرة أكثر من 30 يومًا في برنامج المحاسبة للمحاسبة الشهرية. تأكد من أن فواتيرك معدة بشكل احترافي وتتضمن شعار شركتك واسمها ، بالإضافة إلى العنوان وأرقام الهاتف والفاكس.
   • استخدم حسابات القبض فقط للعملاء المدينين لك. أرسل إلى هؤلاء العملاء قائمة بالمعاملات. يجب أن يشير هذا المستند أيضًا إلى تاريخ الشراء والمبلغ المستحق والتكاليف المرتبطة بالتسليم والخدمات الإضافية.
   • يجب أن تشير كل فاتورة للدفع إلى الغرامة المطبقة في حالة التأخر في السداد. يجب التفاوض على مثل هذه الشروط مع العميل.
   • يجب أيضًا تضمين الفواتير المدفوعة بعد تاريخ الاستحقاق المتفق عليه في التقرير. قم بعمل قائمة تتضمن تاريخ الشراء وتاريخ السداد المتأخر (على سبيل المثال ، 30 و 60 و 90 و 120 يومًا أو أكثر).
3. 3 أدخل معلومات الدفع حيث يتم استلام الأموال من العميل ، وإغلاق ديونه لشركتك.
4. 4 اتصل بوكالة تحصيل إذا كان لديك دين متأخر طويل الأجل. وبالتالي ، سوف تقلل الديون المعدومة وتزيد من أصولك المتداولة.

نصائح

• العديد من برامج المحاسبة لديها نماذج لإنشاء التقارير المطلوبة. ومع ذلك ، يمكنك أيضًا العثور على نماذج على الإنترنت. يحتوي موقع SampleWords.com على مجموعة متنوعة من النماذج باللغة الإنجليزية يمكن تنزيلها مجانًا.

تحذيرات

• من مصلحتك تخزين عمليات مسح الطلبات ووثائق الشحن وغيرها من المستندات في مجلدات إلكترونية منفصلة ، إذا كنت لا ترى أنه من الضروري تخزينها في شكل ورقي. من الأفضل أن يكون لديك الكثير من المستندات بدلاً من عدم كفايتها إذا كان عليك إثبات ديون العميل.