المحتوى

• لتخطو
• الطريقة 1 من 3: استخدام القائمة
• الطريقة 2 من 3: استخدام الجدول
• طريقة 3 من 3: التخلص من المشتتات

ربما تكون طالبًا لديه جدول عبء دراسي كامل وتحاول إدارة وقتك بشكل أفضل ، أو أنك صاحب عمل يريد التأكد من توقف موظفيه عن إضاعة الوقت. بغض النظر عن دورك ، قد ترغب في التركيز على كيفية إنشاء روتين يومي يضمن لك عدم إضاعة الوقت وتحقيق أقصى استفادة من يومك قدر الإمكان. يمكن أن تكون الاستراتيجيات التنظيمية مثل القوائم والجداول مفيدة ، كما يمكن اتخاذ خطوات للتخلص من أي مشتتات تستهلك وقتك الثمين.

لتخطو

الطريقة 1 من 3: استخدام القائمة

1. قم بإنشاء قائمة مهامك لهذا اليوم. ابدأ بقطعة من الورق وقلم. فكر في المهام التي تريد جدولتها لليوم أو الالتزامات التي لديك واكتبها جميعًا. يمكن أن تكون هذه قائمة مثل "البقالة ، والغسيل ، والتنظيف ، والواجبات المنزلية" أو "تقارير حالة العملاء ، ورسائل البريد الإلكتروني ، والاجتماعات ، والأعمال الورقية".
   • أضف أكبر عدد ممكن من المهام إلى القائمة ، من الأصغر إلى الأكبر. حاول التفكير في كل التزام أو مهمة لهذا اليوم للتأكد من إدراجها في قائمة أولوياتك.
2. تنظيم المهام من أعلى إلى أدنى أولوية. تتمثل إحدى طرق العمل الأكثر ذكاءً في التركيز أولاً على الأولوية القصوى ثم العمل في طريقك عبر القائمة إلى النقاط ذات الأولوية الأقل. وهذا ما يسمى بقاعدة 80/20 حيث يجب أن تستغرق الأنشطة التي ستوفر لك أكبر فائدة 80٪ من وقتك. يجب أن تستغرق الأنشطة التي تدر لك أقل نسبة 20٪ من وقتك.
   • راجع قائمتك وقم بإعطاء كل مهمة رقمًا ، من أعلى إلى أدنى أولوية. ثم يجب عليك ترتيبها ، بحيث يتم ترتيبها من الأعلى إلى الأدنى ، مع إعطاء الأولوية وما تجلبه لك كل مهمة.
3. قم بإنشاء مجموعات من المهام ذات الصلة. بمجرد أن يكون لديك قائمة أولويات مرقمة ومرتبة ، قم بإنشاء مجموعات أصغر من المهام التي تشكل عملية معينة. على سبيل المثال ، قم بإنشاء مجموعة من المهام مثل الرد على رسائل البريد الإلكتروني والاتصال بالعملاء والتي تشكل عملية مدتها ساعة واحدة واسمها "جهة اتصال العميل". يمكنك بعد ذلك إكمال أي مهمة بسلاسة وسهولة خلال تلك الفترة الزمنية المخصصة.
   • حاول القيام بذلك لجميع مهامك حتى لا تضطر إلى التبديل بين العمليات المختلفة أو تضييع وقتك في معرفة المهمة التي يجب إكمالها بعد ذلك. سيساعدك تجميع المهام ذات الصلة على تحسين إدارة وقتك وتقليل إجهادك أثناء العمل من خلال قائمة الأولويات.
4. امنح نفسك وقتًا أقل لكل مهمة. وفقًا لقانون باركنسون ، فإن قضاء وقت أقل لإكمال مهمة ما سيقلل الوقت الذي تستغرقه للقيام بهذه المهمة. بدلاً من زيادة الوقت ، حدد الوقت الذي تخصصه لكل مهمة حتى تضطر إلى إكمال هذه المهمة بشكل أسرع. يمكنك البدء في القيام بذلك بعناية ، مع أخذ وقت أقل تدريجيًا لكل مهمة ، حتى تصل إلى النقطة المثالية التي لا تشعر فيها بالحاجة إلى التسرع ، ولكن أيضًا ليس لديك وقت للتباطؤ أو تضييع الوقت.
   • بمرور الوقت ، ستكون قد اكتسبت إحساسًا جيدًا بإدارة الوقت ، خاصة إذا كنت مجبرًا على قضاء فترة زمنية لا تزيد عن فترة محدودة في كل مهمة. هذا مفيد إذا كنت تميل إلى الالتزام بنفس الروتين ، أو إذا كنت تتعامل مع قائمة مماثلة من المهام كل يوم.
5. كافئ نفسك عندما تكتمل القائمة. بمجرد الانتهاء من جميع المهام في قائمتك ، عادةً في نهاية يوم عملك ، يجب أن تمنح نفسك مكافأة صغيرة. قد يكون هذا عشاءًا لطيفًا أو كأسًا من النبيذ أو وقتًا للمرح والاسترخاء. ستضمن مكافأة نفسك أن لديك الدافع لإكمال جميع مهامك كل يوم.
   • يمكنك أيضًا تحديد مكافأتك قبل بدء اليوم حتى تتمكن من استخدام المكافأة كحافز لإكمال مهامك. على سبيل المثال ، لنفترض أنه يتعين عليك الدراسة لإجراء اختبار ولديك خطط للخروج لتناول العشاء مع الأصدقاء. ثم استخدم تلك الخطط لهذا العشاء كسبب لمواصلة الدراسة وإكمال هذه المهمة اليوم حتى لا يفوتك العشاء.

الطريقة 2 من 3: استخدام الجدول

1. ضع جدولًا لكل ساعة من يومك. اكتب هذا على قطعة من الورق أو استخدم تقويمًا على جهاز الكمبيوتر الخاص بك لإنشاء مربعات لكل ساعة من يوم عملك ، أو ساعات اليوم التي تكون فيها مستيقظًا. يمكن أن يكون هذا من تسعة إلى خمسة أو من عشرة إلى سبعة. على الرغم من أنك لست مضطرًا لملء كل فترة زمنية بدقة حتى الدقيقة ، فقد يكون من المفيد التأكد من تضمين كل ساعة من يومك في جدولك الزمني.
   • ابدأ بملء كل ساعة من اليوم بالمهمة المطلوبة لذلك اليوم. يمكنك البدء بأهم المهام ثم متابعة العمل حتى تصل إلى المهام الأقل أهمية. إذا كنت تعتبر نفسك شخصًا صباحيًا ، فيمكنك أن تقرر جدولة المهام الأكثر صعوبة في وقت مبكر من اليوم ، ولكن إذا كنت تعلم أنك عادة ما تبدأ فقط بعد الغداء ، فيمكنك أن تقرر القيام بالمهام الأكثر تعقيدًا في وقت لاحق من اليوم بقليل . اليوم. حاول تكييف جدولك الزمني وفقًا لاحتياجاتك وعادات عملك ، وبهذه الطريقة ، إذا بدأت في استخدامه ، فستكون فرص نجاح الجدول أعلى.
   • يمكنك إنشاء قالب لجدولك الزمني على السبورة البيضاء أو التقويم (على جهازك المحمول) بحيث يمكنك تحديثه كل يوم ، اعتمادًا على الجدول الزمني الخاص بك لذلك اليوم.
2. امنح نفسك استراحة لمدة 10 دقائق كل ساعة إلى ساعتين. قد يكون من الصعب التركيز على مهمة أو مجموعة مهام لأكثر من ساعة إلى ساعتين. تأكد من أخذ استراحة لمدة 10 دقائق كل ساعة أو كل ساعتين حتى لا تشعر بالإرهاق أو الإرهاق. خلال هذه الاستراحة الصغيرة ، يجب أن تنهض وتتجول في المكتب أو تتحدث إلى زميل في الكافتيريا. يمكنك تناول فنجان من القهوة أو المشي لمسافة قصيرة في الخارج. حاول ألا تزيد فترات الراحة عن 10 دقائق أو أقل حتى لا يزعج جدولك.
   • يمكنك أيضًا أن تأخذ 10 أنفاس عميقة كل ساعة لتصفية ذهنك وأخذ قسط من الراحة. يمكن أن يساعدك ذلك في الحصول على منظور مختلف للمهمة التي تقوم بها أو التي ستؤديها ، ويبقيك مركزًا على نفسك لبعض الوقت ، على الرغم من يوم عملك المزدحم.
3. حاول إكمال كل مهمة بشكل صحيح في المرة الأولى. من الأفضل أن تأخذ وقتك وتنجز كل مهمة بشكل صحيح على الفور بدلاً من التسرع في التقويم الخاص بك وتخطي لمحة عن كل مهمة. يمكن أن يؤدي استعراض رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بك بسرعة إلى استمرار تبادل البريد الإلكتروني ، خاصة إذا كنت ترسل رسائل بريد إلكتروني مشفرة أو مربكة إلى العملاء. اضغط على الفرامل وخذ الوقت الكافي لكتابة رسائل بريد إلكتروني واضحة ، أو لقراءة ملاحظاتك من المدرسة. يمكن أن يؤدي القيام بمهمة بشكل صحيح في المرة الأولى إلى توفير الكثير من الوقت الضائع على المدى الطويل.
4. اطلب من صديق أو زميل أن يحافظ على تركيزك بين الحين والآخر. نحتاج أحيانًا إلى دعم الآخرين للبقاء مركزين على المهام التي يجب القيام بها. اطلب من صديق مقرب أو والد أو شقيق أو زميل في العمل التحقق من جدولك الزمني من وقت لآخر.
   • يمكنهم بعد ذلك إحضار فنجان من القهوة أو قول شيء لطيف حتى تتمكن من قضاء بعض الوقت في الابتسام أو الضحك ثم العودة إلى مهامك اليومية. بينما يمكنك أن تكون مشغولاً ، فإن مجرد التواصل مع صديق يمكن أن يحسن مزاجك ويؤدي إلى إدارة الوقت بشكل أفضل

طريقة 3 من 3: التخلص من المشتتات

1. تجنب التحقق العشوائي من رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بك. يمكن أن يؤدي فحص بريدك الإلكتروني بشكل عشوائي إلى إنشاء نمط "بدء - إيقاف - بدء" في يوم عملك ويؤدي إلى ضياع الوقت. تجنب فتح برنامج البريد الإلكتروني الخاص بك باستمرار على مدار اليوم ، خاصة إذا كان من المفترض أن تركز على مهمة مختلفة تمامًا. حدد موعدًا 3 مرات خلال اليوم للتحقق من بريدك الإلكتروني: في الصباح الباكر وبعد الغداء ومنتصف الظهيرة. يضمن هذا عدم تشتيت انتباهك عن طريق التدفق المستمر لرسائل البريد الإلكتروني طوال اليوم ، وأنك قد خصصت وقتًا تقضيه في التعامل مع رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بك.
   • يمكن تطبيق نفس المبدأ على أشكال الاتصال الأخرى ، مثل البريد الصوتي أو الرسائل النصية أو المكالمات الهاتفية. لا تحاول أن تكون قابلاً للوصول طوال الوقت إلا إذا كنت تتوقع رسالة مهمة أو مكالمة هاتفية. هذا يحد من أي مقاطعات لسير عملك ويساعدك على الالتزام بجدولك الزمني.
2. قم بإيقاف تشغيل الهاتف والاتصال بالإنترنت. إذا كان ذلك ممكنًا ، فاختر ساعة على الأقل من يوم عملك يتم فيها إيقاف تشغيل هاتفك والاتصال بالإنترنت. بهذه الطريقة يمكنك التركيز بشكل كامل على عملك عند الضرورة ، دون أي إلهاء عن هاتفك أو الإنترنت.
   • يمكن أن يساعدك إنقاذ نفسك من هذا الإلهاء أيضًا في كتابة أطروحة أو تقرير شامل. من خلال كتم صوت هاتفك ، تتأكد من عدم وجود عذر للتحقق من هاتفك كل خمس دقائق أو الانغماس في التمرير عبر وسائل التواصل الاجتماعي.
3. دع الآخرين من حولك يعرفون أنك لا تريد أن يتم إزعاجك. حاول ألا تشجع الآخرين على إلهائك أو أن تشتت انتباه الآخرين عن طريق إخبار كل من حولك أنك تعمل.قد يعني هذا إغلاق بابك أو وضع لافتة تقول أنك لا تريد أن يتم إزعاجك. يمكنك أيضًا إرسال بريد إلكتروني حول المكتب لتذكير الجميع بأن بعض الأوقات تكون ساعات عمل هادئة.
4. حاول ألا تشتت انتباهك عن روتينك. بمجرد إعداد قائمة بالمهام (أو جدول العمل) ، بما في ذلك احتياطات السلامة لتجنب تشتيت الانتباه ، استفد من قوة إرادتك وتركيزك للالتزام بروتينك. يعرف معظم الناس الفرق بين الوقت المستخدم جيدًا والوقت الضائع ، لذا احرص على عدم الوقوع في فخ إضاعة الوقت. استخدم جدولك كدعم ، وفي نهاية اليوم ستستمتع بشعور الإنجاز والوقت الذي تمضيه جيدًا.