مؤلف:
Judy Howell
تاريخ الخلق:
1 تموز 2021
تاريخ التحديث:
1 تموز 2024
المحتوى
إذا كان عليك غالبًا الاتصال بالعملاء من أجل وظيفتك ، فهناك فرصة جيدة لأنك ستضطر غالبًا إلى ترك بريد صوتي. ولكن ما الذي يجب أن تقوله بالضبط بعد الصفير؟ قد يكون من المثير للأعصاب تذكر جميع المعلومات ذات الصلة للتواصل ، مما قد يمنع ذكر التفاصيل المهمة. باستخدام نظام البريد الصوتي ، لن تضطر أبدًا إلى تسجيل رسائل البريد الصوتي المشوشة والمرتجلة مرة أخرى. من خلال مراجعة قائمة المراجعة في رأسك بسرعة ، يمكنك التأكد من أنك قدمت جميع المعلومات الضرورية وأن لديك فرصة أفضل لاستدعائك مرة أخرى.
لتخطو
جزء 1 من 3: تحديد هويتك
استخدم التنغيم الصحيح. بمجرد أن يبدأ تسجيل رسالتك ، يجب أن تتحدث بوضوح ووضوح. لا تحاول الغمغمة أو التحدث بسرعة كبيرة. ابذل قصارى جهدك لتبدو مهتمًا ومبهجًا حتى تجذب انتباه المستمع. على الرغم من أن جهاز الاستقبال لا يمكنه رؤيتك ، سيتم التقاط نغمة الصوت العامة الخاصة بك عن طريق الهاتف ، لذا تأكد من أنك تقوم بإرسال الصوت الصحيح. - وضح كل ما تقوله. يمكن أن يؤدي سوء الاستقبال إلى تشويه صوتك والتسبب في تركك. حتى صوت التحدث العادي يمكن أن يبدو مثل نفخة عبر الهاتف.
- يجب أن يكون صوتك متناغمًا مع نوع المكالمة التي تجريها. على سبيل المثال ، لا بأس في أن تبدو مبتهجًا عندما تترك بريدًا صوتيًا لتهنئة ابن أخيك على تخرجه من المدرسة الثانوية. ومع ذلك ، إذا كنت ترغب في التعبير عن تعازيك لصديق حزين ، فيجب عليك التأكد من أن صوتك جاد ومحترم.
يرجى كتابة اسمك. أول شيء تفعله هو ذكر اسمك. بهذه الطريقة ، سيعرف الشخص الذي تتصل به على الفور من يتعامل معه. إن عبارة "هذا (اسمك)" البسيطة تكفي لمعظم المواقف. إذا لم تقابل شخصًا ما بعد ، فيمكنك اختيار "اسمي (اسمك الكامل)". سيتعرف عليك الأصدقاء والأقارب دون الحاجة إلى تحديد هويتك. إذا كانت مكالمة عمل ، فسيكون لدى الشخص الآخر على الفور اسم لربطه بالصوت والرسالة ، وربما يسمح بشكل أكثر تخصيصًا للتواصل. - تبدو هذه الخطوة واضحة ، ولكن غالبًا ما ينساها المتصلون.
- إذا كان لديك مسمى وظيفي محدد أو وصف لنفسك قد يكون مفيدًا للمستلم للمتابعة ، فيرجى إدراجه بعد اسمك. على سبيل المثال ، "اسمي د. Versluis ، أخصائي الأشعة في مستشفى جامعة أمستردام "أو" هذه أريان يانسنز ، والدة كلوي التي في الفصل مع ابنتك ".
اترك رقم هاتفك. يرجى تضمين رقم هاتفك مباشرة بعد إدراج اسمك. ينتظر معظم المتصلين حتى نهاية البريد الصوتي لتقديم معلومات الاتصال الخاصة بهم ، ولكن إذا لم يتمكن المستلم من تدوينها بشكل صحيح في المرة الأولى ، فإنهم ملزمون بالاستماع إلى الرسالة الكاملة مرة أخرى. لا تنس التحدث ببطء وتوضيح كل شيء عند توصيل رقم هاتفك حتى يكون مفهومًا. - من الطرق السهلة لتضمين رقم هاتفك في بداية الرسالة أن تقول شيئًا مثل "هذا (اسمك) ، رقمي هو (رقم هاتفك)" أو "اسمي (الاسم) وسأتصل (الرقم) ) '.
- على الرغم من حقيقة أن وظائف معرف المتصل موجودة في كل مكان ، فمن المستحسن دائمًا ترك رقم هاتفك في حالة عدم قيام الشخص الذي يتصل بك بحفظ رقمك أو في حالة طلب معاودة الاتصال برقم آخر.
قم بتوفير نقطة اتصال. عند الاستماع إلى رسائل البريد الصوتي للأعمال أو الرسائل من مرسلين غير معروفين ، سرعان ما يصبح الناس مرتابين أو يفقدون الاهتمام إذا كانوا لا يعرفون من أنت ولماذا تتصل. طمأنهم بذكر صديق أو مرجع مشترك أعطاك رقمه. هذا يضمن مرة أخرى أن المكالمة الهاتفية تأتي بشكل أكثر احترافًا. سيبدو البريد الصوتي أقل تدخلاً وستكون أكثر عرضة لتلقي مكالمة مرة أخرى. - حاول تضمين مقدمة قصيرة تثير اهتمام المستمع ، مثل "حصلت على رقمك من باتريك ، الذي أخبرني أنك تفكر في بيع قاربك."
- حتى إذا لم تكن تجري مكالمة عمل ، فمن المهم العثور على نقطة اتصال لطمأنة المستلم. "هذا بوب ، جارك مباشرة منك" هو أكثر شخصية من "هذا بوب فيرميرش".
جزء 2 من 3: قل كلمتك
فكر فيما ستقوله مسبقًا. قبل ترك بريد صوتي ، تأكد من أن لديك فكرة واضحة عما ستقوله. لا ينبغي أن تكون هذه مشكلة إذا كنت تتصل لسبب خاص ، ولكن سماع الصفير على الطرف الآخر وإدراك أنه يتم الرد عليك يمكن أن يجعلك تفقد طريقتك في معرفة ما ستقوله. قسّم المعلومات إلى نقاط منفصلة وقم بتغطيتها جميعًا قبل إنهاء المكالمة. - بالنسبة لرسائل البريد الصوتي العاجلة أو المهمة جدًا ، ضع في اعتبارك كتابة نسخة تقريبية من البرنامج النصي مسبقًا.
- إذا وجدت نفسك تفقد السلك بشكل متكرر ، فما عليك سوى التركيز على تضمين اسمك ورقم لتعاود الاتصال به وسبب اتصالك ببضع كلمات.
- تخيل أنك ترسل بريدًا صوتيًا لمتابعة أمسية الأمسية الرومانسية. يمكن أن تؤدي صياغة رسالتك ذهنيًا قبل تسجيلها إلى إحداث فرق كبير في الظهور بمظهر هادئ وهادئ ومجمع أو متلعثم وعصبي.
اجعل رسالتك موجزة. حدد رسائل البريد الصوتي الخاصة بك بـ 20-30 ثانية. لا توجد مواقف كثيرة يحتاج فيها البريد الصوتي إلى أن يكون أطول. ليس من المفترض أن تحمل المستلم بمقدمة أو قصة طويلة جدًا. اجعلها موجزة. بالمناسبة ، يمكن لرسالة قصيرة أن تثير المزيد من الفضول وتقنع شخصًا ما بالعودة ، في حين أنه قد لا يكون الأمر بخلاف ذلك. - من ناحية أخرى ، قد تجعل رسالة البريد الصوتي القصيرة جدًا المستلم يشعر بأنه غير مهم ، مما يسمح له بمسحها دون الاستماع إليها. هذا صحيح بشكل خاص عند الاتصال برقم خاص.
- الغرض من ترك بريد صوتي هو حث شخص ما على معاودة الاتصال بك. ليس المقصود توفير كل المعلومات ، حيث كان هذا هو الغرض من المحادثة الهاتفية.
ابدأ بالمعلومات الأكثر أهمية. انطلق مباشرة واذكر سبب اتصالك بوضوح. إذا قمت بالتحقق فقط ، على سبيل المثال عندما يكون لديك عرض لشراء شيء ما أو إذا تابعت معاملة أو ترغب في تأكيد موعد ، فيجب عليك توضيح ذلك للمستلم. سيفقد المستمع اهتمامك بسرعة إذا لم تخبره منذ البداية عن سبب اتصالك به. - ليس لديك الكثير من الوقت لتوضيح وجهة نظرك. إذا لم تكن واضحًا ، فسيقوم المستمع بمسح الرسالة قبل أن يسمع المعلومات المهمة.
- من الأفضل أن تحصل على الأخبار السيئة مثل "الأب في المستشفى" مباشرة. استخدم بقية الرسالة للراحة وتقديم الشروحات. على أي حال ، هذا أفضل من تجاوز الموضوع وترك المستمع يقلق.
كن شخصيًا وصادقًا. قاوم الإغراء بأخذ "صوت هاتفي" متقن ذي صوت شائع. فقط كن لطيفًا ، وكن على طبيعتك ، وتحدث بشكل طبيعي. يعرف الناس عندما يحاولون بيع شيء ما بطريقة معينة ومن المرجح أن يمنحوك فرصة إذا شعروا أنك تخاطبهم على قدم المساواة. - عندما يبدو أنك تقرأ نصًا ، سيشعر مستمعك وكأنك تجري مكالمة هاتفية أخرى فقط لأنك مضطر لذلك.
جزء 3 من 3: اختتام
اطرح سؤالًا محددًا أو اطلب شيئًا. عند إكمال الرسالة ، يجب أن تحدد على وجه التحديد سبب رغبتك في أن يتصل بك المستلم مرة أخرى. اطرح سؤالاً محددًا أو اطلب شيئًا يدفعهم للرد على الهاتف. إذا شعروا بعد الاستماع إلى البريد الصوتي بالارتباك أو عدم اليقين بشأن ما تريده بالضبط ، فهذا يعني أن البريد الصوتي قد فات بصماته. - جرب عبارات مثل "أخبرني إذا كنت تحب الوصفة التي أرسلتها لك" أو "أحب أن أسمع أفكارك حول هذا الاقتراح."
- يكون الأشخاص أكثر حماسًا للتواصل عندما يكون لديك طلب محدد بدلاً من مجرد قول "معاودة الاتصال".
عادة قم بتضمين اسمك ومعلومات الاتصال الخاصة بك. أكمل رسالتك بذكر اسمك ومعلومات الاتصال مرة أخرى. كرر أغنيتك مرتين حتى يتمكن المستمع من كتابتها بشكل صحيح وعدم إساءة فهم أي رقم. تأكد من تضمين أي تفاصيل قد تكون مفيدة للمستمع لمعاودة الاتصال ، مثل عندما تكون متاحًا وغير متاح ، وأفضل وقت في اليوم للاتصال. - يعد ذكر رقم هاتفك أكثر من مرتين في نهاية المكالمة مبالغة وقد يتم تفسيره على أنه وقح.
- إذا كانت رسالة يومية إلى صديق أو أحد أفراد العائلة ، فلا تقلق بشأن هذه الخطوة.
تجنب النهاية الطويلة. عندما يحين وقت قطع الاتصال ، لا تمد الرسالة دون داع. ما لم تكن مكالمة هاتفية شخصية مع أحد أفراد أسرته ، فلا داعي لأتمنى يومًا سعيدًا لشخص ما. سيختفي انتباه المستلم مع استمرار الرسالة ، لذا حاول ألا تفقد التركيز في النهاية. اشكرهم على وقتهم واترك الخطوة التالية من التواصل معهم. - يرجى الختام بشيء مثل "أتطلع إلى الاستماع منك" أكثر دفئًا وبالتالي أكثر فاعلية من العبارات التجارية العامة مثل "أتمنى لك يومًا سعيدًا".
- لا يجوز لك تلخيص أو تلخيص منشورك في النهاية. إذا احتاج المستلم إلى سماع تفاصيل معينة مرة أخرى ، فيمكنه إعادة تشغيل الرسالة لاحقًا.
نصائح
- فكر للحظة في رسائل البريد الصوتي التي تلقيتها والتي جعلتك تفكر "ماذا يريد هذا الشخص مني؟". اترك بريدًا صوتيًا ترغب في تلقيه بنفسك.
- إذا كان مناسبًا للمستلم ، فيمكنك أيضًا ذكر عنوان بريدك الإلكتروني أو طريقة اتصال أخرى بالإضافة إلى رقم هاتفك.
- لا تنس تضمين التاريخ إذا كنت تشارك معلومات حساسة للوقت.
- يبتسم! يمكن الشعور بذلك حتى من خلال الهاتف.
- إذا كنت تتصل بشأن موضوع حساس ، فيجب أن تحد من المعلومات التي تقدمها في البريد الصوتي في حالة سماعها من قبل أشخاص آخرين.
- في حالات الطوارئ أو الكوارث الطبيعية ، يمكنك استخدام رسالة بريد صوتي صادرة لإعلام الناس بأنك بخير.
تحذيرات
- إذا كنت تحاول دعوة شخص ما لمعاودة الاتصال بك ، فلا تتحدث عن المكالمات السابقة غير الناجحة. قد يبدو هذا مزعجًا ، مما يجعل المستمع أقل راحة في التحدث إليك.
- في ظروف العمل ، يجب عليك دائمًا ترك بريد صوتي إذا لم يرد الشخص الذي تتصل به. ستؤدي رؤية عدة مكالمات فائتة بدون رسائل بريد صوتي إلى تقويض أهمية عملك.
