المحتوى

• خطوات
• طريقة 1 من 3: كيفية الاستمرار في التركيز على العمل
• طريقة 2 من 3: تطوير استراتيجيات عمل فعالة
• طريقة 3 من 3: تغييرات في نمط الحياة
• نصائح

يعرف كل من يعمل طوال اليوم أنه في كثير من الأحيان لا يوجد وقت عمل كافٍ للقيام بكل العمل. ومع ذلك ، يمكنك تحسين إنتاجيتك بشكل كبير من خلال تبني عادات مصممة لتجعلك أكثر كفاءة في العمل. يستغل العامل المنتج كل دقيقة من وقت عمله ، ويعطي معظم انتباهه أولاً وقبل كل شيء لأهم المهام. لن يؤدي كونك فعالاً في مكان العمل إلى تحسين إنتاجيتك والفوز برئيسك فحسب ، بل سيجعلك أيضًا تشعر بأنك أكملت مهمتك لهذا اليوم وكان يومك مثمرًا في العمل.

خطوات

طريقة 1 من 3: كيفية الاستمرار في التركيز على العمل

1. 1 حافظ على مكان عمل نظيف ومرتب. في بعض الأحيان ، من أجل العمل بكفاءة أكبر ، يكفي فقط إزالة الأشياء غير الضرورية من مكان العمل. الفوضى تتعارض مع العمل المنتج. إذا كنت تبحث باستمرار في كومة من القمامة للعثور على الأدوات أو المستندات اللازمة ، فأنت تهدر جزءًا لائقًا من وقت عملك. دع معك فقط تلك الأشياء التي تحتاجها كل يوم. قم بتخزين الباقي في مكان مختلف ، ولكن إذا لزم الأمر ، يمكنك الحصول عليها بسرعة.
   • إذا كنت تعمل في مكتب ، فقم بترتيب مكتبك ومكتبك بحيث يمكنك العثور على كل ما تحتاجه للعمل بسرعة وسهولة. حتى لو كنت لا تعمل في مكتب ، التزم بهذه المبادئ على أي حال. على سبيل المثال ، إذا كان مكان عملك عبارة عن ورشة لإصلاح الدراجات ، فاحفظ أدواتك نظيفة ومرتبة بحيث يمكنك الوصول إليها بسرعة عند الحاجة. يحب كل مكان عمل تقريبًا النظافة والنظام.
   • يجب على العاملين في المكاتب وغيرهم من الأشخاص الذين يعملون مع عدد كبير من المستندات إنشاء نظام منطقي ومنظم لحفظ الملفات وحفظها. احتفظ بالأوراق المستخدمة كثيرًا في متناول يدك. ضع باقي المستندات بترتيب أبجدي (أو منطقي آخر).
2. 2 تأكد من أن مكان عملك مجهز بكل ما تحتاجه. تأكد من حصولك على جميع المواد والأدوات التي تحتاجها لإنجاز المهمة. في المكتب ، على سبيل المثال ، يجب أن تكون أشياء مثل ثقب الثقب ، ومزيلات المواد الأساسية ، والآلات الحاسبة ، وما إلى ذلك جاهزة. إذا كان نشاطك لا يجري في المكتب ، وكنت تستخدم أدوات أخرى ، فإن المبدأ الأساسي يظل كما هو - قبل البدء يوم العمل يجب عليك تجهيز كل ما تحتاجه. سيكون العلماء الذين يستخدمون معدات متطورة وميكانيكيين يعملون مع مفاتيح الربط أفضل حالًا إذا تم تجهيز أدواتهم وتركيباتهم مسبقًا.
   • هذا يعني أيضًا أنه يجب عليك التأكد من حصولك على المواد المطلوبة. على سبيل المثال ، دبابيس للكباسات ، والمسامير (إذا كنت نجارًا) ، والطباشير (إذا كنت مدرسًا) ، وما إلى ذلك.
   • تأكد من أن أدواتك في حالة جيدة. يمكن أن تتداخل أداة رئيسية معطلة مع جميع الأعمال الأخرى. وفر الوقت المستقبلي عن طريق التنظيف الدوري ، وإذا لزم الأمر ، إصلاح التركيبات الخاصة بك.
3. 3 ضع جدولًا عامًا. إذا كان لديك الكثير من المهام ، فقد تزيد الجدولة من إنتاجيتك. لجعل جدولك فعّالًا حقًا ، حدد نفسك بخطة رئيسية واحدة (يمكنك إضافة تقويم إليها للتخطيط لأهداف طويلة المدى). لست مضطرًا إلى تعقيد عملك ببضع جداول زمنية أو جبال من التذكيرات التي ستخسرها بلا شك. تحتاج إلى الاسترشاد بخطة واحدة.
   • نظم كل يوم عن طريق عمل قائمة مهام. ابدأ بالمهام التي يجب إكمالها أولاً. ضع النقاط الأقل أهمية في النهاية. في بداية يومك ، ابدأ بأعلى قائمتك. انقل المهام غير المكتملة إلى قائمة اليوم التالي.
   • حدد الأطر الزمنية والمواعيد النهائية لأهم المشاريع ، وقم أيضًا بتقييم الموقف بشكل واقعي ، وحساب الوقت لهذه المهام. لا داعي للتنبؤ بفشل نفسك. من الأفضل أن تطلب المزيد من الوقت في بداية المشروع أكثر من الأيام الأخيرة قبل الموعد النهائي.
4. 4 حد نفسك من الأشياء التي تشتت الانتباه. لكل بيئة عمل أشياءها الخاصة التي يمكن أن تشتت الانتباه. يمكن أن يكون هذا ، على سبيل المثال ، زميلًا ثرثارًا وتطفلًا للغاية أو جوًا هادئًا للغاية يمكن أن يؤدي فيه أي حفيف إلى تشتيت الانتباه. ابذل قصارى جهدك للتركيز على العمل قدر الإمكان. إذا كان نشاطك يسمح لك بالاستماع إلى الموسيقى ، اصطحب مشغل MP3 معك. يمكنك أيضًا وضع علامة أو نشر إخطارات حتى لا يزعجك الزملاء. قد يبدو هذا وقحًا بالنسبة لك ، لكنه في الواقع طريقة معقولة وفعالة لتجنب التشتيت أثناء العمل. لا تنس أنه يمكنك الدردشة مع زملائك في العمل على أكمل وجه أثناء استراحتك.
   • أحد عوامل التشتيت الشائعة جدًا هي مواقع خارج العمل. وجدت إحدى الدراسات أن حوالي ثلثي العمال يقضون وقتًا قصيرًا على الأقل كل يوم في زيارة هذه الموارد. لحسن الحظ ، تسمح لك معظم المتصفحات بتنزيل البرامج المجانية التي تحظر المواقع التي بها مشاكل. ابحث عن برنامج إنتاجي أو حظر مواقع من الشركة التي أنشأت متصفحك. من المحتمل أن تجد على الأقل عددًا قليلاً من هذه البرامج المجانية والفعالة.
   • هناك طريقة أخرى لعدم تشتيت انتباهك في العمل وهي تقييد نفسك من المكالمات (لتجنب المحادثات غير الضرورية) واطلب من زملائك عدم الحضور للدردشة لمدة دقيقة أو دقيقتين.
5. 5 استخدم فترات الراحة لترتيب شؤونك الشخصية. ومن المفارقات أن أخذ فترات راحة يمكن أن يزيد إنتاجيتك في مكان العمل بدلاً من تقليلها. أولاً ، هذه هي الطريقة التي تحصل بها على الباقي الذي تحتاجه.بدونها ، يمكن أن تشعر بالتعب الشديد والعمل بشكل أبطأ وأقل إنتاجية. ثانيًا ، أثناء الاستراحة ، يمكنك أن تفعل كل ما يصرف انتباهك عن العمل. هل سبق لك أن وجدت نفسك تفكر في أنك بحاجة إلى الاتصال بشخص معين خلال ساعات العمل؟ افعل ذلك أثناء استراحتك حتى لا تشتت انتباهك أثناء العمل.

طريقة 2 من 3: تطوير استراتيجيات عمل فعالة

1. 1 قسّم المهام الكبيرة إلى أجزاء أصغر. قد تكون المشاريع الكبيرة مخيفة لك: إذا كانت كبيرة جدًا ، فمن السهل تأجيلها وإضاعة الوقت في عمل أقل أهمية حتى تضطر إلى البدء في تنفيذها قبل انتهاء الموعد النهائي. للعمل بفاعلية ، عليك القيام بالعمل الأكثر أهمية أولاً ، حتى لو كان جزءًا صغيرًا من مشروع كبير. بالطبع ، لن يمنحك هذا الشعور بأنك أكملت المهمة بأكملها (كما هو الحال مع مشروع صغير) ، لكنها طريقة أكثر ذكاءً لاستخدام وقتك. من الآن فصاعدًا ، ستنهي أهم مهامك بشكل أسرع إذا كنت تعمل عليها قليلاً كل يوم.
   • على سبيل المثال ، إذا كنت بحاجة إلى تقديم عرض تقديمي كبير في شهر واحد ، فقم بتحديد المقدار الذي ستنجزه اليوم من هذا المشروع. لن يستغرق الأمر وقتًا طويلاً أو يشتت انتباهك عن بقية عملك ، ولكنه سيكون خطوة أولى مهمة لجعل بقية العملية أسرع وأسهل.
2. 2 اجعل عملك أسهل من خلال تعيين المهام. إذا لم تكن في أدنى مركز ، فقد تتمكن من توزيع مهام مماثلة بين مرؤوسيك من أجل توفير وقتك. لا تدع شخصًا آخر يقوم بعمل لا يعرفه أحد سواك كيفية القيام به بشكل صحيح. بدلاً من ذلك ، امنح المرؤوسين مهامًا متكررة تستغرق وقتًا طويلاً. حتى تتمكن من استخدام قدراتك في مهام أكثر أهمية. إذا قمت بالاستعانة بمصادر خارجية لقطعة من العمل لشخص ما ، فراقب التقدم وحدد موعدًا نهائيًا. اشكر الموظفين دائمًا على مساعدتهم ؛ إذا شعروا أنك تقدرهم ، فسيعملون بجد من أجلك في المستقبل.
   • إذا كنت متدربًا أو موظفًا جديدًا أو شخصًا آخر في منصب منخفض في الشركة ، يمكنك أيضًا محاولة توزيع نفس نوع العمل بشكل خاص بين الموظفين من نفس المستوى مثلك (بالطبع ، بموافقتهم و موافقة مديرك). إذا كان زملاؤك في العمل يساعدونك ، فتذكر الرد بالمثل.
   • إذا كانت لديك علاقة جيدة مع رئيسك في العمل ، فقد يكون قادرًا على الاستعانة بمصادر خارجية لبعض عملك لشخص آخر.
3. 3 تنظيم اجتماعاتك بكفاءة. هناك سبب لعدم إعجاب أي شخص بهم: وفقًا لاستطلاع عام 2012 ، يعتقد نصف المستطلعين تقريبًا أن الاجتماعات هي أكبر إهدار للوقت في العمل ؛ أكثر من مجرد زيارة المواقع غير الضرورية. قد تكون هناك حاجة إلى اجتماعات لمناقشة وتحديد الأهداف. ومع ذلك ، إذا لم يتم التفكير في الاجتماعات بشكل جيد ، فقد تكون في كثير من الأحيان مضيعة مرهقة لساعات (وأحيانًا أيام) دون اتخاذ قرار مهم. فيما يلي بعض النصائح لجعل اجتماعاتك فعالة قدر الإمكان:
   • ضع جدول أعمال قبل كل اجتماع لتحقيق أقصى استفادة من الوقت المخصص.خصص مقدار الوقت المخصص لمناقشة قضايا معينة. حاول الالتزام بالجدول الزمني قدر الإمكان: إذا كانت لديك أسئلة أخرى ، فأنصحك بمناقشتها لاحقًا شخصيًا.
   • قم بدعوة أقل عدد ممكن من الأشخاص إلى الاجتماعات. سيؤدي الحفاظ على عدد الأشخاص الذين يحضرون الاجتماع إلى الحد الأدنى إلى تقليل احتمالية الانحراف عن الموضوع. سيواصل الموظفون الذين لا يحتاجون إلى حضور الاجتماع العمل في مكانهم خلال هذا الوقت.
   • اجعل عروض الشرائح قصيرة قدر الإمكان. تعد فعالية عروض الشرائح (PowerPoint ، إلخ) أثناء الاجتماع مثيرة للجدل إلى حد كبير. من الآمن أن نقول إنه إذا كنت تستخدم الشرائح أثناء العرض التقديمي ، فاجعلها قصيرة وغنية بالمعلومات قدر الإمكان. ضع الصور والمعلومات على الشرائح التي لا يمكن نقلها شفهيًا ، بدلاً من المحتوى الكامل للعرض التقديمي.
   • أخيرًا ، المبدأ الرئيسي: حدد السؤال الذي تريد حله. افعل ذلك قبل الاجتماع واتخذ قرارًا في أسرع وقت ممكن.
4. 4 تجنب الصراعات. لسوء الحظ ، يمكن أن تنشأ العديد من المواقف العصيبة في مكان العمل. إذا كنت تشعر أنك على وشك الانهيار ، فقم بقمع العداء على الفور. ربما يجب عليك ، أو الشخص الذي تتشاجر معه ، أو كليهما ، أن تعتذر بصدق. من الأفضل أن تفعل ذلك عاجلاً وليس آجلاً. إذا سمحت لبعض المشاجرات بالتصاعد إلى نزاعات ، فسوف يتأثر أداؤك المستقبلي لأنك ستضيع الوقت في محاولة عدم الاصطدام بهذا الشخص في مكان العمل. ولكن الأهم من ذلك ، أنه سيجعلك تشعر بالسوء فقط ، لذلك لا تدع نزاعات العمل تؤثر سلبًا على إنتاجيتك ومزاجك!
   • لا تخف من الاتصال بأخصائي في حل النزاعات وحالات النزاع. يعرف رواد الأعمال أن النزاعات والمواقف غير السارة يمكن أن تتداخل مع العمل العادي ، ولهذا السبب يوظف العديد من المتخصصين المسؤولين عن حل نزاعات العمل. تحقق مع فريق الموارد البشرية الخاص بك إذا كنت غاضبًا أو متوترًا أو خائفًا من زميل في العمل.
   • عندما يتم حل نزاعك ، ليس عليك أن تكون صديقًا للموظف الذي تشاجرت معه - ما عليك سوى مواصلة العمل معه بهدوء. كن مهذبًا ومراعيًا في مكان عملك ، حتى مع الأشخاص الذين لا تحبهم.

طريقة 3 من 3: تغييرات في نمط الحياة

1. 1 خصص وقتًا كافيًا للراحة. الإرهاق لم يحسن أبدًا جودة عمل شخص ما ؛ يمكن أن يبطئ من وتيرة عملك ، ويقلل من قدرتك على العمل ، وإذا لم تحصل على قسط كافٍ من النوم ، فقد يؤثر عليك أثناء الاجتماعات المهمة. بالإضافة إلى أن قلة النوم المنتظمة تؤدي إلى العديد من المشاكل الصحية. تجنب النوم على مكتبك ثم تخطي العمل لأنك تشعر بتوعك. 7-8 ساعات من النوم الصحي ستكون أفضل دواء لك.
   • في أحسن الأحوال ، الخمول في مكان العمل هو مشكلة ثانوية. في أسوأ الأحوال ، يمكن أن يكون خطيرًا جدًا. إذا كانت سلامة الأشخاص على المحك في وظيفتك (على سبيل المثال ، إذا كنت تعمل كمراقب جوي أو سائق شاحنة) ، فإن النوم الصحي والكافي مهم للغاية بالنسبة لك.
2. 2 انطلق لممارسة الرياضة. لقد أثبت العلماء أن التمارين الرياضية تحسن الحالة المزاجية والإنتاجية في مكان العمل. هذا ينطبق بشكل خاص على العاملين في المكاتب. إذا كنت تقضي معظم يومك جالسًا على جهاز الكمبيوتر الخاص بك ، فحاول الانتباه قليلاً للنشاط البدني كل يوم. لن يؤدي ذلك إلى تسهيل جلوسك في العمل فحسب ، بل ستشعر أيضًا بتحسن وحيوية أكبر وسيكون لديك دافع أكبر للعمل.
   • إذا كانت هذه هي المرة الأولى التي تبدأ فيها ممارسة الرياضة ، فحاول الجمع بين تمارين القلب المعتدلة وتمارين القوة.
3. 3 يكون في مزاج جيد. إذا كنت تحاول تحسين كفاءتك في العمل ، فقد ترغب في أن تأخذ حياتك العملية على محمل الجد. في كثير من الحالات ، هذه فكرة سيئة: قد تكون قادرًا على تحسين الكفاءة في وقت قصير ، ولكن إذا كنت تقيد نفسك دائمًا من المتعة في العمل ، فسوف ترهق نفسك بسهولة ، مما يؤدي إلى الخمول والضغط وقلة الحافز. حاول أن تكون في حالة مزاجية جيدة: إذا كنت تشعر بالراحة في العمل ، فمن المرجح أن يكون لديك الدافع والطموح. قم بالأشياء الصغيرة التي تعزز مزاجك وتحافظ على إنتاجيتك: استمع إلى الموسيقى على سماعات الرأس ، أو قم بالإحماء ، أو اصطحب الكمبيوتر المحمول إلى غرفة الاستراحة للاستمتاع بالهدوء والسكينة.
   • حقق أقصى استفادة من وقت استراحتك: استمتع بفرصة تناول الطعام بشكل جيد ، والدردشة والضحك مع أصدقائك في العمل.
   • لا تسرف في تناول القهوة. يمكن أن يكون علاجًا رائعًا في الأيام التي تشعر فيها بالإرهاق الشديد ، ولكن إذا شربته كل يوم ، فسوف تصبح مدمنًا عليه ، ولن يفيدك أي شيء.
4. 4 اصنع حوافز لنفسك. من الأسهل العمل بفعالية عندما يكون لديك سبب وجيه. إذا وجدت يومًا ما صعوبة في إجبار نفسك على العمل ، ففكر في الأسباب الرئيسية التي دفعتك إلى هذه الوظيفة: أهداف حياتك ، أو أحلامك ، أو تحقيق الذات. حاول التفكير في وظيفتك كوسيلة لتحقيق هدفك النهائي - أسلوب حياتك المثالي. إذا كنت تحب وظيفتك ، فكر في الشعور الذي تجلبه لك الوظيفة: هل تشعر بالرضا عن نتيجتك وإنجازك عندما تنتهي من المهمة؟
   • فكر في الأشياء الجيدة التي تحصل عليها من وظيفتك. ربما لديك منزل أو شقة أو سيارة اشتريتها بالمال الذي كسبته ، أو ربما تسمح لك الوظيفة بدفع تكاليف تعليم الأطفال ، أو لديك امتيازات أخرى.
   • فكر في عواقب عدم عملك. ما الأشياء التي يجب أن تتخلى عنها إذا فقدت مصدر دخلك؟ كيف سيؤثر ذلك على عائلتك أو أحبائك الآخرين؟
5. 5 كافئ نفسك. إذا نجحت في تحسين إنتاجيتك ، احتفل: فأنت تستحق ذلك. ليس من السهل التخلص من العادات السيئة وتطوير عادات جيدة ، لذا كافئ نفسك على العمل الشاق. احصل على مشروب بعد العمل يوم الجمعة ، أو اذهب إلى النادي مع الأصدقاء ، أو استلقي في السرير مع كتاب. افعل ما يجعلك سعيدًا بعد أسبوع عملك. بمكافأة نفسك ، فإنك تزيد من إحساسك بالإنجاز ، وهو جزء مهم من إبقائك متحمسًا.
   • لا يجب أن تكون المكافأة كبيرة أو كبيرة.كما أنها لا تحتاج إلى أن تكون باهظة الثمن. المكافآت المتواضعة إلى المعتدلة هي الأفضل. احفظ ساعتك من رولكس لمناسبة خاصة.

نصائح

• قم بمشاريع أكثر تعقيدًا على الفور ، بدلاً من تركها لوقت لاحق. بهذه الطريقة ، لن تحاول تجنبهم وتنتظر دورهم في تشويق. من خلال القيام بمشروع مثل هذا أولاً ، ستكون سعيدًا على الأرجح وستكون قادرًا على إنهاء يومك بشكل إيجابي من خلال القيام بمشاريع أكثر إمتاعًا أو أقل إرهاقًا.