كيفية اتباع آداب المكتب

فيديو: Cell Phone Etiquette in the Workplace

المحتوى

خطوات
طريقة 1 من 1: تعلم آداب المكتب
نصائح

آداب المكتب هي التي تساعد على تسهيل التواصل اليومي داخل المكتب. يعد التوافق مع الأشخاص الذين قد لا ترغب أبدًا في دعوتهم لتناول العشاء أمرًا ضروريًا لتحقيق النتيجة النهائية لإنجاز المهمة بشكل صحيح وللتعايش السعيد. إن آداب المكتب هي التي تضمن مثل هذه الحالة عندما يكون هناك رفض متبادل أو لامبالاة في الفريق. علاوة على ذلك ، ستسمح لك أخلاقيات العمل بألا تصبح العدو الأول ، وذلك لسبب أنك ، على سبيل المثال ، تزعج الناس بعاداتك أو بتعليقاتك غير اللائقة. لا يعني ذلك أنك تحاول عمدًا تحدي المكتب بأكمله ، ولكن بعض الإجراءات يمكن أن تتسبب عن غير قصد في مواقف غير مريحة أو إحراج في المكتب. علاوة على ذلك ، تعتبر آداب العمل المكتبية عاملاً رئيسيًا في حل مشكلة المساعدة الذاتية لكيفية تصرف زملائك عندما تحتاج إلى المساعدة. سيحدد سلوكك في المكتب بين الأشخاص الذين أصبحوا بالفعل "عائلتك الثانية" كيف سيقيّمك الآخرون ومدى استعداد موظفي المكتب لمساعدتك. قد يعجبك أيضًا مقال "كيفية تحسين آداب البريد الإلكتروني" بالإضافة إلى هذه المقالة.

خطوات

طريقة 1 من 1: تعلم آداب المكتب

1 فهم جوهر آداب العمل في المكتب. على الرغم من أن مصطلح "آداب المكتب" قد يرتبط بالصلابة والتحذلق ، إلا أن كل شيء في الواقع أبسط من ذلك بكثير. آداب المكتب هي مجموعة بسيطة من القواعد للتفاعل مع الآخرين في بيئة المنظمة. حتى العيش البسيط داخل المجتمع يتضمن اتباع بعض الاتفاقات (ضمنية ، ولكن متوقعة تمامًا) والقواعد التي تشير إلى نوع السلوك في مجتمع العمل الذي يضمن الانسجام واحترام الفريق والعمل بكل سرور كل يوم.
- في حين أن العديد من قواعد الآداب غير مكتوبة ، فإن مجرد عدم ظهورها على الورق أو نشرها على لوحة الإعلانات لا يعني أنه لا ينبغي اتباعها. ستعتقد نسبة كبيرة من المجموعات الاجتماعية دائمًا أنه يجب دائمًا اتباع القواعد غير المعلنة للآداب ، مع استثناءات نادرة وبغض النظر عن مدى قدرتك على الحيلة والتمرد والأصالة ، ستكون هناك دائمًا حدود في شكل احترام من الآخرين تحتاج إلى تأخذ بعين الاعتبار. سيصبح هذا واضحًا في الجزء التالي من المقالة.
2 كن دقيقا. الالتزام بالمواعيد ضروري ، خاصة إذا كان لديك موعد. يشير هذا إلى أنك تحترم وقت زملائك ، وهم بدورهم سيحترمون وقتك أيضًا. هناك قول مأثور واحد يناسب هذا الموقف: "الوقت والمد والجزر لا ينتظران أحد" ("الوقت لا ينتظر"). أن تكون قدوة يحتذى بها وكل شيء آخر سوف يقع في مكانه الصحيح.
- إذا كنت موظفًا مبتدئًا ، فتجنب الوصول إلى العمل بعد رئيسك في العمل. في البداية ، حاول أن تُظهر أنك شخص نشيط ولديك شغف بالعمل.
3 ابحث عن الملابس المناسبة. في العديد من المكاتب ، يتم التفاوض بشأن قواعد اللباس مقدمًا ، والتي عادة ما يتم تطبيقها بصرامة. ومع ذلك ، إذا كنت محظوظًا جدًا ووجدت وظيفة بدون مثل هذه القواعد ، فيمكنك ارتداء ما تراه مناسبًا. تذكر أن مكان عملك ليس حفلة ويجب أن تلبس لتظهر لزملائك وعملائك أنك تحترمهم. لقواعد اللباس تأثير كبير على الثقة التي يرغب عملاؤك في وضعها. ارتدِ ملابس للعمل أو بنفس طريقة عمال مكتبك. لا ترتدي ملابس غير رسمية أو استفزازية أو ملابس حفلات العشاء.
- بالطبع ، هناك دائمًا استثناءات ، على سبيل المثال ، هناك مكاتب بها أيام ذات قواعد لباس أكثر ليونة أو أيام يُسمح فيها بارتداء ملابس أقل رسمية للعمل من أجل كسب المال للأعمال الخيرية ، وما إلى ذلك.ومع ذلك ، حتى إذا كان هناك جو مريح إلى حد ما في المكتب ، فمن الأفضل ارتداء بدلة أو أي زي احترافي آخر عند مقابلة العملاء الذين شاركوا في أعمال مهمة أو لحل مشكلات العمل الأخرى.
4 احذر من النميمة. قد لا تدمر النميمة حياتك المهنية ، لكنها قد تسبب الكثير من التوتر الذي يجب تجنبه بأي ثمن. أنت بالتأكيد لا تريد أن يثرثر أحد عنك ، لا أحد يريد ذلك. في بعض الحالات ، إذا اكتشفت فجأة أنك مصدر النميمة الشريرة ، فقد تكون حياتك المهنية في خطر. اقتصر على التصريحات الإيجابية عن زملائك في العمل. يمكن أن تنتشر شائعات المكتب بسرعة الضوء. أي بيان سلبي تدلي به سينتشر وقد يضر بك ، أو حتى يثبِّت قيل والقال في المكتب.
- قد تسمع بالصدفة الآخرين يتحدثون. تصرف بنفسك وحاول أن تنسى ما سمعته ، استخدم قاعدة "وماذا في ذلك". لا تتحدث عما سمعته ولا تخترع شيئًا من نفسك بأي حال من الأحوال!
5 اطلب الإذن قبل أخذ أي شيء. إذا كانت لديك علاقة جيدة مع زملائك في العمل ، فقد يكون من الجيد بالنسبة لك إزالة دباسة أو علامة من على الطاولة دون إذن. حسنًا ، النقطة المهمة هي أن هذا ليس طبيعيًا. هذا شيء مفروغ منه: عليك أن تسأل قبل أن تأخذ شيئًا. يُظهر هذا الموقف أن الأشخاص يمكنهم أيضًا التعامل مع الأشياء الخاصة بك ، وهذه الأشياء بالذات لن تختفي (اقرأ "لن يتم استعارتها لفترة من الوقت") عندما تعود إلى مكان عملك بعد الاجتماع.
- إذا كان مكتبك يحتوي على بعض الأشياء التي تحتاجها طوال الوقت ، فقم بإنشاء مكان مشترك لمثل هذه الأشياء ، حتى تتجنب الاختفاء غير المتوقع للتركيبات الضرورية من مكتبك. على سبيل المثال ، يعد وضع دباسة وشريط وعبوة فكرة جيدة ، نظرًا لعدم امتلاك أي شخص لهذه العناصر على وجه التحديد ، فستظل دائمًا في المكان المحدد.
6 قل دائما شكرا ورجاء. يمكن لبضع كلمات لطيفة أن ترفع من الحالة المزاجية للمكتب بأكمله ، أو على الأقل تجعل الموظفين يفرحون. عندما تمشي في القاعة وتلتقي بموظف ليس صديقك ، فقط ابتسم أو أومئ برأسه. اقبل وجودهم. ليس عليك أن تكون سعيدًا جدًا وتعانقهم ، فقط قل مرحبًا. فكر في ما يعتقده الناس عنك عندما تنظر بعيدًا عن عمد.
- رحب بجيرانك في المكتب عندما تصل إلى مكان عملك. يمكن أن تصبح العادة السيئة راسخة إذا فات الناس التحية المهذبة واجلسوا في العمل دون أن يتفوهوا بكلمة واحدة. سيكون هذا وقحًا وسيئًا لعلاقاتك مع الآخرين. حتى لو لم يبذل الآخرون أي جهد لإدامة هذه العادة في المكتب ، فكن قدوة للجميع ، وبذلك أظهر أن هذا ليس طبيعيًا فحسب ، بل متوقعًا أيضًا.
- احذر لسانك. عند التحدث إلى الأشخاص في المكتب ، تذكر أن بعض الأشخاص يكرهون اللغة السيئة. كذلك ، تجنب الهجمات أو النكات على الآخرين.
7 لا تزعج الناس طوال الوقت. من خلال القيام بذلك ، فإنك توضح أن وقتك أو رأيك أهم من وقتهم أو رأيك. إذا كان زميلك على الهاتف وتحتاج إلى طرح سؤال عليه ، فلا تشغل بالك. المس كتفه وتهمس بأنك بحاجة للتحدث معه (أو اترك له ملاحظة) واطلب منه الاتصال بك أو الخروج بمجرد إنهاء المحادثة. إذا كان زميلك لديه اجتماع ، فلا داعي لإزعاجه فقط انتظر أو اطلب منه أن يأتي إليك عندما يكون حرا.
8 حاول ألا تكون صاخبًا. في المكاتب بدون أبواب ، المشكلة الأكثر شيوعًا هي الضوضاء الصادرة عن العمال المحيطين. ستكون المحادثات الهادئة هي ميزتك في جميع أنواع العلاقات المكتبية:
- عندما تكون على الهاتف أو مع زميل لك ، حاول ألا تتحدث بصوت عالٍ.
- إذا لم يكن باب مكتبك مغلقًا ، فاستخدم سماعة الهاتف أو سماعة الرأس بدلاً من مكبر الصوت عند تلقي المكالمات.
- إذا تلقيت مكالمة على هاتفك المحمول ، فمن الأفضل أن تذهب إلى الممر أو تجد مكتبًا حيث يمكنك قفل نفسك من أجل التحدث دون إزعاج الآخرين. يوصى بعمل ذلك بشكل خاص عندما تكون مكالمة شخصية أو مكالمة تتضمن محادثة طويلة.
- لا تتحدث بصوت عالٍ أو بقوة. النبرة العدوانية أو المرتفعة تثير قلق الناس ، وحتى عندما لا يكونون هدفًا للعدوانية ، فسيظلون قلقين وغير مرتاحين.
- أغلق هاتفك الشخصي خلال ساعات العمل ؛ ضعه في وضع الاهتزاز إذا كنت لا تريد إيقاف تشغيله. حاول ألا تجري مكالمات شخصية في مكان العمل ؛ لا يحتاج زملاؤك إلى معرفة أن زوجتك ستحتاج إلى كيلو من لحم الخنزير لتناول العشاء.
- إذا كنت تستمع إلى الراديو ، اخفض مستوى الصوت أو ضع سماعات الرأس.
- كن هادئًا بشكل خاص عندما يتصل زملاء العمل بشأن العمل أو يتحدثون إلى موظفين آخرين في المكتب. ليس من الضروري إجراء مفاوضات طويلة في مساحة مكتب مشتركة ؛ إذا استغرق موضوع المحادثة أكثر من دقيقتين ، فانتقل إلى غرفة الاجتماعات حتى لا تزعج زملائك.
- كن حذرًا عند تجاوز غرفة الاجتماعات. حتى إذا لم تكن متأكدًا مما إذا كان الاجتماع يُعقد هناك في الوقت الحالي ، في حالة وجود أي حالة ، تصرف دائمًا كما لو كان هناك شيء مهم يحدث هناك.
9 احترم خصوصية الآخرين. لا تقرأ الفاكسات أو البريد أو البريد الإلكتروني أو الرسائل النصية الخاصة بأشخاص آخرين على الشاشة. شارك مع الآخرين فقط المعلومات الشخصية التي لا ترغب في قراءتها في الجريدة الأسبوعية التالية. تذكر أنه عند إرسال بريد إلكتروني ، لا يجب تضمين معلومات قد تؤدي إلى عواقب وخيمة إذا تمت إعادة توجيه البريد الإلكتروني إلى شخص آخر ؛ فقط تصرف كما لو أن هذه الرسالة ستتم إعادة توجيهها ، فأنت بحاجة دائمًا إلى الحذر من هذا الاحتمال.
- إذا كنت بحاجة إلى مناقشة شيء ما سري أو خاص مع زميل عمل آخر ، فابحث عن غرفة يمكنك من خلالها حبس نفسك حتى لا يسمعك أحد. لا يُقصد من الأسئلة الشخصية وتحليل الأداء الاستماع إليها.
- استخدم مكبر الصوت خلف الأبواب المغلقة فقط. استخدم سماعة الهاتف أو سماعة الرأس في منطقة عمل مفتوحة.
10 لا تكن مصدرًا لمجموعة متنوعة من الروائح. إن تناول الطعام المعطر في مكان عملك ، أو خلع حذائك ، أو رش العطر أو معطر الجو قد لا يرضي الأشخاص الذين يعانون من حساسية تجاه الروائح. لا أحد يريد أن يشم رائحة قدميك (بغض النظر عن المدة التي ترغب في تحملها) ورائحة الغداء. كل شخص لديه حساسيته الخاصة تجاه الروائح ، لذلك لا تفترض أن هذه الرائحة لذيذة للآخرين كما هي لك. أيضا ، لماذا قررت أن تأكل في المكتب على الإطلاق؟ اخرج واحصل على بعض الهواء النقي!
- إذا كنت تشك في أن الرائحة تأتي من أفعالك أو من الملابس أو من طعامك ، فافترض أنها موجودة. يمكن أن تلعب حاسة الشم لدينا نكتة قاسية ، فعندما نتعود على الروائح التي لا تزال غير مألوفة للآخرين ، فإنها تضعف من قوة هذه الروائح لأنفنا ، بينما يمكن للآخرين أن يتقيأوا. ليس هذا هو الحال عندما تحتاج إلى تأكيد "حقوقك" ؛ ربما أصبحت رائحتك اختبارًا جادًا للآخرين.
- إذا أصبح أي من زملائك في العمل مصدر الرائحة ، فاقرأ "كيفية التعامل مع زميل يرتدي غداء نتن".
11 حافظ على نظافة مكان عملك. حاول ألا تكون فوضويًا. تُظهر الفوضى في الكشك أو على الطاولة مدى قوتك وإهمالك وعدم انتظامك. يمكن أن يؤثر أيضًا على شخصيتك والجو في منزلك. لا تجعل الناس يعتقدون أنك غير منظم. حافظ على نظافة حجرتك (يجب أن تكون الأشياء الضرورية فقط على الطاولة ، على سبيل المثال ، الرسوم البيانية أو التقارير ، وما إلى ذلك)
- إذا كنت ترغب في إضافة ميزات مميزة مثل الصور أو سلاسل المفاتيح ، فهناك بعض الخيارات اللائقة للاختيار من بينها.لا تطغى على المساحة كما لو كانت زاوية جامع. أيضًا ، لا تضع الكثير من المتعلقات الشخصية في مكان العمل. قد يجدك الناس عاطفيًا وسيكون من الصعب عليهم أخذك على محمل الجد فيما يتعلق بالعمل. بالإضافة إلى ذلك ، إذا كنت تنتقل غالبًا من مكان إلى آخر في المكتب ، فمن غير المناسب ببساطة أن تحمل كل شيء معك.
- إذا كان لديك مطبخ مشترك ، فمن المهم أيضًا الحفاظ عليه مرتبًا. إذا سكبت شيئًا ما ، امسحه. إذا تم إسقاطه ، التقطه. لا توجد أم هنا لتتبعك وتنظف الفوضى التي أحدثتها. لا تفترض أن زملائك في العمل سيفعلون ذلك من أجلك.

نصائح

عامل الموظفين الخطيين بنفس الكياسة والاحترام التي تظهرها لرئيسك في العمل.
إذا كان لديك آلة صنع القهوة في مكتبك ، فعليك دائمًا أن تزودها بالوقود عند سكب آخر فنجان ، أو عندما يتبقى أقل من فنجان قهوة.
إذا كنت بحاجة إلى نفخ أنفك ، أو تقليم أظافرك ، أو تصويب الملابس الداخلية المدمجة دون جدوى ، فافعل ذلك في الحمام!
استخدم قاعدة النقاط الست عند الجلوس على كرسي: يجب أن تكون أرجل الكرسي الأربعة وقدميك ملامسة للأرض. إنه أمر مرعب ومهين عندما يضع شخص قدمه على كرسي ويضع ذقنه على ركبتيه ، أو يهز أرجله ، أو يضع ساقيه على ركبتيه. اترك الوضعيات المريحة في المنزل.
لا تقيم علاقات جنسية - خاصة مع المتزوجين (المتزوجين)!