تقليل البريد الإلكتروني

المحتوى

لتخطو
جزء 1 من 4: تغيير نهجك
جزء 2 من 4: تقليص البريد الإلكتروني المجمّع
جزء 3 من 4: قم بتعيين عوامل التصفية الخاصة بك
جزء 4 من 4: تغيير عاداتك
نصائح
تحذيرات

إذا كنت تعتمد على البريد الإلكتروني باعتباره الشكل الرئيسي للاتصال ، فقد يكون لديك مئات الرسائل غير المقروءة في بريدك الوارد. قد يكون الخوض في هذا المستنقع في محاولة لمعرفة رسائل البريد الإلكتروني التي تستحق القراءة أمرًا محبطًا للغاية. لتجنب الاضطرار إلى التعامل مع جبل من رسائل البريد الإلكتروني كل يوم ، حاول تقليل عدد رسائل البريد الإلكتروني التي تتلقاها. لذلك من المهم تحديد عدد رسائل البريد الإلكتروني التي تتلقاها بحيث تقتصر على تلك التي تهمك.

لتخطو

جزء 1 من 4: تغيير نهجك

قم بتعليم برنامج البريد الإلكتروني الخاص بك للتعرف على البريد العشوائي. ضع علامة على الرسائل التي تعتبرها بريدًا عشوائيًا بحيث تتوقف تلقائيًا في بريدك الوارد في المستقبل. عندما تتلقى بريدًا عشوائيًا ، حدد الرسالة وقم بتمييزها على أنها بريد عشوائي. سيؤدي هذا إلى وضع علامة على المرسل كمرسل بريد عشوائي وستنتهي جميع الرسائل اللاحقة في مجلد البريد العشوائي.
- تحتوي معظم عملاء بريد الويب (مثل Gmail و Hotmail) بالفعل على عامل تصفية البريد العشوائي المدمج الذي يقوم تلقائيًا بنقل البريد العشوائي من صندوق الوارد الخاص بك إلى مجلد البريد العشوائي. يمكن لمرشحات البريد العشوائي التعرف على الرسائل غير المرغوب فيها من خلال نصها وعدد كبير من المستلمين.
- رسائل البريد العشوائي هي رسائل بريد إلكتروني عشوائية يتم إرسالها بشكل جماعي ، وغالبًا ما تكون لأغراض تسويقية أو احتيال.
- نظرًا لأن رسائل البريد العشوائي يمكن أن تحتوي على فيروسات ، فمن الأفضل عدم فتح الرسالة لتمييزها على أنها بريد عشوائي. من الأفضل حذف البريد فقط بدلاً من الإصابة بفيروس لأنك تريد وضع علامة على رسالة كرسالة غير مرغوب فيها على أنها بريد عشوائي.
جرب خدمة بريد إلكتروني مختلفة. قد يكون لدى عملاء البريد الإلكتروني الآخرين أحيانًا عوامل تصفية بريد عشوائي أكثر قوة وميزات أخرى. إذا لم تكن معجبًا بخدمة البريد الإلكتروني الخاصة بك ، فجرب خدمة أخرى.
- يعتبر Gmail بشكل عام أحد أكثر الطرق فعالية عندما يتعلق الأمر بتصفية الرسائل غير المرغوب فيها ، ولديه العديد من الأدوات المتاحة لمساعدتك في إدارة رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بك.
- إذا كان عنوان بريدك الإلكتروني يتطلب منك استخدام عميل معين ، ولكنك لا تزال ترغب في تجربة عميل مختلف ، فأعد توجيه بريدك الإلكتروني حتى تتمكن من تلقي رسائل البريد الإلكتروني على العنوان الآخر من خلال عميل مختلف.
تجنب المواقع والخدمات التي تطلب عنوان بريد إلكتروني. قم بإعادة توجيه بريدك الإلكتروني فقط إلى مواقع الويب التي تثق بها ومعروفة جيدًا. لا تعطِ عنوان بريدك الإلكتروني أبدًا إلا إذا كان مهمًا حقًا. عنوان البريد الإلكتروني هو أحد أشكال الاتصال الشخصية الخاصة بك ، مثل رقم هاتفك المحمول أو الخط الأرضي. غالبًا ما يساعد تحمل المسؤولية عند الاشتراك في مواقع الويب في تقليل رسائل البريد الإلكتروني.
- على الرغم من أن موقع الويب الذي تترك فيه عنوان بريد إلكتروني قد لا يرسل إليك بريدًا إلكترونيًا بنفسه ، فقد يحدث أنه يبيع إلى شركة أخرى سترسل إليك بعد ذلك بريدًا عشوائيًا.
- يمكن للشركات التي تترك فيها عنوان بريدك الإلكتروني خارج الإنترنت أن تفعل ذلك أيضًا. كن حذرًا بشكل خاص من المنظمات سيئة السمعة مثل وكلاء السفر واليانصيب. نظرًا لأنهم يعرفون تمامًا ما تبحث عنه ، فسيعيدون بسرعة بيع بياناتك إلى الشركات أو الخدمات ذات الصلة.
لا تنشر عنوان بريدك الإلكتروني على المواقع. قد تميل أحيانًا إلى نشر عنوان بريدك الإلكتروني على موقع ويب. يمكن أن يكون هذا موقع الويب الخاص بك أو ردًا على موقع ويب آخر (مثل مواقع الويب أو المدونات الإخبارية). خطأ شائع آخر هو نشر عنوان بريدك الإلكتروني على المنتديات. هناك متصيدون يجوبون الويب بحثًا عن عناوين بريد إلكتروني ثم يبيعون تلك العناوين للشركات التي ترسل رسائل غير مرغوب فيها. من خلال اتخاذ بعض الإجراءات ، يمكنك التأكد من عدم حدوث ذلك.
- الحل الأكثر استخدامًا هو إلغاء الاشتراك في البريد الإلكتروني تمامًا بدلاً من استخدامه كعنوان بريد إلكتروني. على سبيل المثال ، "[email protected]" تصبح "jackjohn at email dot com".
- إذا كنت ترغب في نشر عنوان بريدك الإلكتروني على موقع الويب الخاص بك ، فقم بإنشاء ارتباط يقوم تلقائيًا بإنشاء بريد إلكتروني لك ، بدلاً من إدراج عنوان البريد الإلكتروني. وهذا ما يسمى ارتباط "mailto:".

جزء 2 من 4: تقليص البريد الإلكتروني المجمّع

إلغاء الاشتراك من الرسائل الإخبارية. بصرف النظر عن البريد العشوائي ، تعد الرسائل الإخبارية أحد العوامل الرئيسية التي تساهم في التدفق الكبير للبريد الإلكتروني. عندما تقوم بإنشاء حسابات على مواقع مختلفة (مثل الصحف والمتاجر عبر الإنترنت حيث سبق لك شراء شيء ما) حيث يُطلب منك تقديم عنوان بريد إلكتروني ، فإن هذه المواقع تشترك تلقائيًا في نشراتها الإخبارية.
- لإيقاف تلقي الرسائل الإخبارية ، كل ما عليك فعله هو فتح الرسالة والتمرير لأسفل. من الضروري وضع رابط في الجزء السفلي من رسالة إخبارية يجعل من الممكن للمستلم إلغاء الاشتراك من النشرة الإخبارية. انقر فوق ارتباط إلغاء الاشتراك أو إلغاء الاشتراك وسيتم إزالة عنوان بريدك الإلكتروني من القائمة البريدية ، لذلك لن تتلقى رسائل إخبارية من هذا الموقع بعد الآن.
- لن يقوم عامل تصفية البريد العشوائي بتصفية هذه الرسائل لأنها تأتي من مواقع ويب شرعية.
قم بتغيير إعدادات الوسائط الاجتماعية الخاصة بك. غالبًا ما يتم إعداد حسابات وسائل التواصل الاجتماعي مثل Facebook و Twitter لإرسال رسائل بريد إلكتروني إليك في كل مرة تتلقى فيها رسالة أو تذكرها أو تعجبك أو تفضلها أو تعلق عليها. إذا مللت من إهدار وقتك في التحقق من هاتفك المحمول في كل مرة يشير فيها إلى وصول الإعجاب ، فقم بتغيير إعدادات حسابك بحيث يتم إعلامك فقط عند حدوث شيء مهم ، أو حتى لا تتلقى إخطارات بالأحداث على الإطلاق.
- بدلاً من تلقي هذه الإشعارات المستمرة ، من الأفضل التحقق يدويًا من حسابك لمعرفة الأنشطة في نهاية اليوم. هذا أفضل من الخوض في بحر من رسائل البريد الإلكتروني.
قم بإعداد عنوان بريد إلكتروني منفصل للبريد العشوائي. هناك خيار آخر ، إذا كنت تستخدم الكثير من المواقع حيث يتعين عليك تقديم عنوان بريد إلكتروني أو كنت ترغب في تلقي الرسائل المجمعة القياسية ، هو طلب عنوان بريد إلكتروني منفصل لتلقي تلك الرسائل المحددة. قم بتمرير هذا إلى مواقع الويب والشركات واستخدم بريدك الإلكتروني الخاص أو الخاص بالعمل كما هو مخصص له.
- يمكنك أيضًا تغيير ذلك وطلب عنوان بريد إلكتروني جديد للاستخدام الخاص والتجاري.

جزء 3 من 4: قم بتعيين عوامل التصفية الخاصة بك

قم بإنشاء عامل التصفية الخاص بك. معظم عملاء بريد الويب لديهم خيار تصفية لتصفية الرسائل. تعمل عوامل تصفية الرسائل بنفس الطريقة التي تعمل بها عوامل تصفية البريد العشوائي ، باستثناء أن الأولى يتم تعيينها يدويًا بواسطة المستخدم. يمكنك إنشاء عامل تصفية لعناوين بريد إلكتروني معينة بحيث ينتهي الأمر تلقائيًا في سلة المهملات في كل مرة تتلقى فيها رسالة من هذا الحساب.
- لإنشاء فلاتر ، انتقل إلى إعدادات حسابك وحدد خيار "تصفية". يمكنك الآن تحديد عنوان البريد الإلكتروني الذي يجب تصفيته والمكان الذي يجب إعادة توجيهه إليه (مثل سلة المهملات أو مجلد معين في حسابك).
تصفية حسب المرسل. إذا كنت تتلقى رسائل بريد إلكتروني غير مهمة باستمرار من عناوين بريد إلكتروني معينة (مثل تلك النكات اليومية المزعجة التي تتلقاها من زميل أو زميل مرح) ، ففكر في تصفيتها من بريدك الوارد. في هذه الحالة ، قد ترغب في التصفية حسب عنوان البريد الإلكتروني للمرسل وليس حسب موقع الويب. يمكنك بعد ذلك التأكد من أن الرسائل الواردة من عناوين البريد الإلكتروني هذه تنتهي في مجلد منفصل أو يتم نقلها إلى البريد غير الهام.
تصفية حسب الموضوع. إذا تمكن البريد العشوائي من الوصول إلى شبكة المرشحات القياسية ، فيمكنك اختيار إعداد عوامل التصفية الخاصة بك ، والتحقق من عبارات البريد العشوائي الشائعة. هنا تقوم بتصفية محتوى سطر الموضوع لرسالة البريد الإلكتروني.
- قد تتضمن الأمثلة الكلمات التالية "سياليس" أو "فياجرا" أو "القضيب".
- تأكد من عدم استخدام كلمات صحيحة أحيانًا وخاطئة أحيانًا. قد تكون مللت من رسائل البريد الإلكتروني حول العروض ، ولكن استخدام كلمة "عرض" كسبب لإرسال رسالة إلى سلة المهملات ليس فكرة جيدة. قد يحدث أنك مهتم بعرض معين.
تصفية حسب المحتوى. هناك خيار آخر يتمثل في إعداد عوامل تصفية تتحقق من محتوى البريد الإلكتروني بحثًا عن كلمات رئيسية أو تعبيرات ، ثم إعادة توجيه هذا البريد الإلكتروني إذا لزم الأمر. يعد هذا مفيدًا إذا سئمت من تلقي رسائل بريد إلكتروني حول موضوع معين موجود في الأخبار كثيرًا ، أو إذا كنت تعلم أنه سيكون هناك الكثير من الرسائل الواردة حول شيء ما يحدث.
- على سبيل المثال ، لنفترض أنك تدير شركة أزياء وأنك أطلقت للتو قميصًا جديدًا لسلسلة الأغاني الناجحة "Rainbow Unicorn Fighting Squad". يمكنك إعداد عامل تصفية بحيث يتم إعادة توجيه الرسائل المتعلقة بهذا القميص إلى مجلد خاص ، حتى تتمكن من التعامل مع رسائل البريد الإلكتروني هذه دون فقد رسائل البريد الإلكتروني المهمة الأخرى التي تتلقاها.

جزء 4 من 4: تغيير عاداتك

تحقق من بريدك الإلكتروني في أوقات محددة. من السهل جدًا قضاء الكثير من الوقت في التحقق من جميع رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بك على مدار اليوم. هذه مشكلة شائعة ، خاصة في بيئة المكتب. لهذا السبب من الجيد محاولة تغيير عاداتك وقضاء وقت أقل في معالجة بريدك الإلكتروني. ضع حدودًا وامنح نفسك دقيقتين أو ثلاث لحظات قصيرة فقط خلال اليوم لتسمح لنفسك بالتحقق من بريدك الإلكتروني.
- على سبيل المثال ، تحقق من بريدك الإلكتروني في الساعة 9 صباحًا و 1:30 مساءً و 5:00 مساءً ، ولا تقضي أكثر من 10 دقائق في المرة الواحدة.
- إذا كنت مالك شركة أو مديرًا ، فيمكنك أيضًا فرض هذه القواعد على الموظفين لزيادة الإنتاجية.
تجنب مراسلة البريد الإلكتروني لتكون مهذبا. من الممارسات السيئة الرد على البريد الإلكتروني على سبيل المجاملة. إنهم يتعاملون معها على أنها محادثة ولكنها تجعل الجميع يتلقون المزيد من البريد الإلكتروني. لا تشعر بأنك مضطر للرد على رسالة بريد إلكتروني بشيء مثل "أتمنى لك يومًا سعيدًا" أو "شكرًا لك".
- قم بالرد فقط للإشارة إلى أنك تلقيت الرسالة ، إذا كان ذلك مهمًا. على سبيل المثال ، إذا أرسل إليك شخص ما بعض الأعمال الورقية ، فيجب عليك الرد فقط من خلال إعادة العمل المكتمل أو الذي تم التحقق منه ، أو إرسال بريد إلكتروني إليهم عندما يتوقعون ذلك.
حاول التواصل من خلال القنوات الأخرى قدر الإمكان. رسائل البريد الإلكتروني مفيدة للرسائل السريعة والقصيرة. النوع الذي لا يتطلب أكثر من تبادل اثنين أو ثلاث رسائل لإكمال محادثة. إذا كان من الضروري إرسال العديد من الرسائل ، فمن الأنسب التعامل مع ذلك عبر الهاتف أو تحديد موعد مع الشخص المعني ، بحيث يحفظ كل منكما الآخر جميع رسائل البريد الإلكتروني ووقتًا طويلاً.
حدد عدد الرسائل التي يمكنك إرسالها يوميًا. إذا كنت تريد المساعدة في تقليل الوقت الذي تقضيه على البريد الإلكتروني وكمية رسائل البريد الإلكتروني التي يتعين على الآخرين قراءتها ، فحاول وضع حد لعدد رسائل البريد الإلكتروني التي يمكنك إرسالها يوميًا. هذا يجعلك تفكر بشكل أفضل في الرسائل المهمة أو غير المهمة بما يكفي لإرسالها.
- على سبيل المثال ، إذا اضطررت قريبًا إلى إرسال رسالة إلى رئيسك في العمل ، فقد تقل احتمالية إخبار الجميع بأن ابنتك بدأت نشاطًا تجاريًا جديدًا.
- إذا كنت تريد إرسال نفس الرسالة إلى الجميع ، فهناك طرق أفضل. حاول أن تأخذ ملصقًا على صندوق غذاء الجميع في الثلاجة ، على سبيل المثال.

نصائح

هناك حالات لا تزال تتلقى فيها رسائل إخبارية حتى بعد إلغاء الاشتراك. عندما يحدث هذا ، قم بتسجيل الدخول مباشرة إلى موقع الويب الذي أتت منه النشرة الإخبارية وانتقل إلى إعدادات حسابك لإيقاف تلقي رسائل البريد الإلكتروني.
نظرًا لأن معظم عملاء البريد الإلكتروني على الويب مجانيون ، فلا يوجد سوى قدر محدود من مساحة التخزين لرسائل البريد الإلكتروني الخاصة بك على خوادمهم. هذا هو السبب في أنه من المنطقي الحفاظ على صندوق بريد نظيف.